Zoomを使ってオンライン会議をする際、デバイスの画面や手元にある会議資料を相手に見せると、説明したい内容が伝わりやすくなります。自分が会議の主催者となった時に、ぜひ活用したい機能がZoomの『画面共有』機能です。

ほかの人が画面共有を使っていて「便利だ」と感じていても、自分が使用する時はどのように操作すればよいのかが分からない人はいるでしょう。

当記事では、Zoomの画面共有でできることや画面共有を行う方法、共有できない場合の対処法も解説します。

Zoomの『画面共有』機能とは？

Zoomの『画面共有』機能とは、自分が使用するパソコン・スマホ・タブレットの画面を、会議参加者の画面に表示させる機能のことです。

画面共有機能の使用中も音声は共有でき、自分の画面を複数人に見せながら口頭で説明することができます。

Zoomの画面共有機能で行うことができる、3つの機能について解説します。

デスクトップの共有

『デスクトップの共有』では、パソコンで表示しているデスクトップの画面全体を共有します。デスクトップに表示された画像・動画データ、ブラウザ、アプリケーションなど、さまざまな情報を共有することが可能です。

デスクトップの共有を行うと、Zoomのミーティング画面が閉じて、緑色の枠に囲まれたデスクトップ画面が表示されます。緑色の枠に囲まれた範囲内が、会議参加者に共有される画面です。

デスクトップの共有では、マウスカーソルの動きや文字入力もすべて相手に見えてしまう点に注意してください。ファイルのパスワードなど、共有すべきではないセキュリティ関連の情報を扱う時は共有を停止しましょう。

また、スマホやタブレットではデスクトップの共有はありませんが、写真や動画データなどの共有を行うことができます。

アプリケーションの共有

『アプリケーションの共有』は、特定のアプリケーション画面のみを共有する機能です。アプリケーションの共有を行うと、Zoomのミーティング画面が閉じて、共有するアプリケーション画面が緑色の枠に囲まれます。

アプリケーションの共有は、アプリケーションを開いたまま説明できることがメリットです。アプリケーション画面をほかの画面で隠したり、表示サイズを小さくしたりしても、相手にはアプリケーション画面が表示されます。

『デスクトップの共有』では、アプリケーション画面を常に前面表示することはできません。そのため、ほかのファイルを開くとアプリケーションが隠れてしまう場合があります。

ホワイトボードの共有

『ホワイトボードの共有』は、ホワイトボード画面を共有できる機能のことです。ホワイトボードの共有を行うと、Zoomのミーティング画面が閉じて、仮想のホワイトボード画面が表示されます。

共有したホワイトボード画面には、会議の主催者・参加者が相互に書き込むことができます。書き込みはユーザーごとに色分けがされて、アイディアを出し合ったり、イラストを使って説明したりする使い方をする時に便利です。

Zoomで画面共有を行う方法

Zoomで画面共有を行う際は、まず画面共有の許可を設定してから画面共有を行わなければならないなど、いくつかの手順があります。Zoomでは共有した相手の画面の遠隔操作もできるため、操作方法を知っておきましょう。

Zoomで画面共有を行う方法を中心に、各操作方法や設定方法を解説します。

ホスト（主催者）による画面共有の許可を設定する方法

Zoomの初期設定では、ミーティングホスト（主催者）もしくは管理者のみが画面共有を行う権限を持っています。ミーティング参加者が画面共有を行いたい時は、ホストによる画面共有の許可が必要です。

主催者側が参加者の画面共有を許可する方法は、下記の2通りがあります。

画面を共有する方法

Zoomで自分の画面を参加者に共有したい時は、下記の操作手順で画面の共有が行えます。

相手に画面を共有してもらいたい時は、相手に上記の手順通りに操作してもらいましょう。画面の共有を終わらせたい時は、『画面の共有』下部にある『共有の停止』をクリックすることで、共有を停止することができます。

音声・動画を共有する方法

Zoomでは、音声・動画のファイルを参加者と共有して視聴することができます。音声・動画のファイルを共有したい時は、下記の操作手順で行いましょう。

手順自体は『画面を共有する方法』とほとんど同じであるものの、『画面の共有』の初期設定では『音声を共有』が有効になっていません。

音声を聞いてもらうためには、『音声を共有』をクリックして有効化する必要があります。

リモート操作を行う方法

Zoomで相手側の画面を共有してもらった時には、相手の画面をリモート操作（遠隔操作）することができます。リモート操作を行う方法は、下記の通りにリモート制御のリクエストを行い、相手側に承認してもらう必要があります。

リモート操作を終了したい時は、下記の操作手順で行ってください。

Zoomで画面共有ができない時の対処法

Zoomでは、画面共有がうまく行えない時もあります。画面共有の失敗はさまざまな原因がありますが、画面共有に関する操作ミスがない時は、パソコン・スマホのシステムが原因かもしれません。

最後に、Zoomで画面共有ができない時の対処法を2つ紹介します。

Zoomアプリを最新版に更新する

Zoomアプリが最新版ではない時は、Zoomの動作に不具合が生じることがあります。Zoomアプリは頻繁にアップデートが行われているため、画面共有ができない時はZoomアプリのバージョンが最新かどうかを確認しましょう。

Zoomアプリを最新版に更新する方法は、下記の操作手順で行えます。

ネット回線・使用端末を確認する

Zoomの画面共有を行う時は、安定した通信環境が必要です。Wi-FiでZoomを利用している時は、電波が強い場所を探したり、有線LANに切り替えたりしましょう。

また、使用端末がZoomで画面共有できるスペックを満たしていないと、画面共有ができない時もあります。

特にバーチャル背景は使用端末に負荷をかけるため、バーチャル背景をオフにして画面共有ができるか試してみてください。

Zoomの画面共有まとめ

Zoomの画面共有機能を使うと、自分が見ている端末の画面を相手にも見せることができます。Zoomには3種類の画面共有機能があり、会議中の説明・報告や意見交換に便利です。

Zoomで参加者側が画面共有を利用したい時は、主催者側が参加者全員の画面共有を許可する必要があります。画面共有の許可があれば、簡単な操作を行うだけで画面共有ができます。

Zoomの画面共有ができない時は、Zoomアプリのバージョンやネット回線・使用端末を確認しましょう。Zoomの画面共有機能を活用し、リモートワークの会議を効率的に進めてください。

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[文・構成／grape編集部]