オンライン・コミュニケーションとは？円滑にやり取りするコツも解説 ビジネス By - grape編集部 更新：2021-08-18 ※写真はイメージ リモートワークを導入する企業が増えつつある近年、多くの場面で活用される情報共有の方法がオンライン・コミュニケーションです。社内に限らず社外の人間ともコミュニケーションを取れるため、営業ツールとして活用されることも珍しくありません。 一方、対面でやり取りする場合と比べて、オンライン・コミュニケーションでは情報共有が難しいと感じる人も多くいます。 当記事では、オンライン・コミュニケーションの種類や、やり取りが難しい理由などを解説します。オンライン・コミュニケーションを円滑に行いたい人は、この記事を参考にしてください。 目次 1. オンライン・コミュニケーションとは？3つの種類も1.1. オンライン・コミュニケーションのやり取りが難しい理由1.2. オンライン・コミュニケーションを円滑に進めるコツ2. オンライン・コミュニケーションに役立つツール5選2.1. Chatwork2.2. Slack2.3. NotePM2.4. Microsoft Teams2.5. SMART Message3. まとめ オンライン・コミュニケーションとは？3つの種類も ※写真はイメージ オンライン・コミュニケーションとは、インターネットを介して行われるコミュニケーション全般を指す言葉です。ビジネスシーンにおけるテレビ会議から、個人が体験するゲームの通信プレイまで、さまざまなコミュニケーション方法が挙げられます。 オンライン・コミュニケーションの種類は以下の3つです。 ■テキストコミュニケーション 文章によるやり取りをテキストコミュニケーションと呼びます。ビジネスシーンにおいては、メールやチャットなどのツールを使用することが一般的です。 ■ビデオコミュニケーション 音声と映像によってやり取りを行う方法が、ビデオコミュニケーションです。多くの端末で場所を問わず通信できるWeb会議のほか、専用機器を設置した拠点同士でのみ通信するテレビ会議も含みます。 ■ボイスコミュニケーション 映像をともなわず音声のみでやり取りを行う方法は、ボイスコミュニケーションと呼びます。ボイスチャット機能を利用する方法のほか、インターネットを利用した電話による通話方法もボイスコミュニケーションの一部です。 オンライン・コミュニケーションは、アプリのインストールや会員登録で利用できる方法もあれば、専用機器が必要となる方法もあります。どのような情報を共有したいのかを踏まえて、オンライン・コミュニケーションの適切な種類を選びましょう。 オンライン・コミュニケーションのやり取りが難しい理由 ※写真はイメージ オンライン・コミュニケーションは、職場勤務の場合と比べてやり取りが難しいと感じることがあります。円滑なコミュニケーションを妨げる理由は以下の3つです。 ■考えや気持ちの誤解が生じやすいため 声や表情がともなっていれば肯定的な言葉として受け取られる内容でも、文字や音声のみの場合は異なる意味で伝わりかねません。誤解を防ぐためには、テキストコミュニケーションであれば絵文字を使用したり、簡素なメッセージを避けたりすることが大切です。 ■仕事の状況などをシェアしにくいため チームで仕事をしていても、リモートワークなどオンライン・コミュニケーションが主となる環境では、お互いの作業進捗が分かりにくくなります。仕事の状況を即座にシェアできるよう、一人ひとりが意識して情報の発信を行いましょう。 ■タイムラグが生じるため テキストコミュニケーションのように、必ずしもリアルタイムで確認されるとは限らないオンライン・コミュニケーションもあります。情報を受け取る側の立場で考えると、自分に都合のよいタイミングで確認できるメリットがある一方、返事を待つ側はタイムラグが生じるリスクも考慮しなければなりません。 例えば1つの業務が終わるたびに『どの作業を終えたか』『次はどの作業に着手する予定か』などを報告するルール作りが必要です。 共有や反応のタイムラグを防ぐためには、すぐに返信するというルールも必要でしょう。 オンライン・コミュニケーションは、使用するツールによって上記のような課題に遭遇することも少なくありません。 オンライン・コミュニケーションを円滑に進めるコツ ※写真はイメージ オンライン・コミュニケーションを円滑に進めるためには、以下の項目を中心に社員一人ひとりが積極的な交流を求めることが大切です。 ■さまざまなコミュニケーション方法を取り入れる 1つのツールや方法にこだわらず、目的に応じて最適なコミュニケーション方法を選びましょう。複雑な手順など難しい情報を伝える場合は、テキストコミュニケーションよりもビデオコミュニケーション・ボイスコミュニケーションのほうがおすすめです。 ■業務連絡以外で雑談する機会を設ける 職場勤務では、業務連絡とは無関係な雑談からヒントを得ることもあります。オンライン・コミュニケーションでも、業務用とは別に雑談用のチャットグループを準備して、自由な話題でやり取りできる環境を整えてみましょう。 ■仕事の進捗状況を共有する 業務に追われていると、進捗状況の共有を忘れる可能性も考えられます。コミュニケーションツールに加えて仕事の進捗を一元管理できるツールを採用するなど、テキストや音声、映像のやり取りに頼らない方法もおすすめです。 積極的に発信することに加えて、目的ごとに複数のツールを活用すると円滑なオンライン・コミュニケーションが実現できます。 オンライン・コミュニケーションに役立つツール5選 オンライン・コミュニケーションを活発化させるためは、コミュニケーションツールの活用を検討しましょう。コミュニケーションツールを利用すると社員同士のやり取りが円滑になるほか、業務管理もしやすくなります。 ここでは、オンライン・コミュニケーションに役立つ人気のツールを紹介します。 Chatwork Chatwork スクリーンショット 『Chatwork』は、中小企業向けのビジネスチャットです。チャットページは絵文字を使用できるほか、グループ作成や、資料の送受信やタスク管理もできるため、幅広い場面で役立ちます。 また、ビデオ通話機能も備わっており、通話しながら受け手にパソコン画面を共有することができます。Chatworkは国外でも活用されており、日本語のほかに英語・タイ語・スペイン語など多言語に対応していることが大きな特徴です。 Slack Slack スクリーンショット 『Slack』はアメリカ発のビジネスチャットです。モバイル用・デスクトップ用のどちらもさまざまな環境に対応していることから、多くの企業で採用された実績があります。iOSやAndroid OS、Windowsに加えてデスクトップアプリのLinuxでも利用できるツールです。 チャンネルやプロジェクトごとにグループを作成したり、ビデオ通話をしたりと基本的な機能のほか、便利な下書き機能もあります。また、チャット画面で使用できる絵文字の種類が豊富なため、テキストコミュニケーションに親しみやすさを加えてくれます。 NotePM NotePM スクリーンショット 『NotePM』は社員が自らナレッジ情報を書き込める、いわば『社内版ウィキペディア』です。書き込んだ情報は社員が自由に検索・閲覧・編集できるため、マニュアルに掲載されないノウハウの共有につながります。 議事録や社内報、報告書、日報なども一元管理できるうえ、ビジネスチャットと連携することでより利便性が増します。情報ごとにツールを導入する必要がなく、オンラインでマニュアルを参照できる点は職場勤務でも役立つでしょう。 Microsoft Teams Microsoft Teams スクリーンショット 『Microsoft Teams』は、2021年7月に廃止された『Skype for business』の後継としてリリースされたコミュニケーションツールです。チャットやビデオ会議などの基本的な機能とファイル共有機能に加えて、MicrosoftのOfficeアプリとも連携できる機能を持っています。 ビデオ会議機能の特徴は、有料プランにすると固定電話からも参加できることです。特定の電話番号へ発信することで、ビデオ会議に参加できます。最大1万人が参加できるオンラインイベントも、Microsoft Teamsを利用することで誰でも手軽に開催が可能です。 SMART Message SMART Message スクリーンショット 『SMART Message』は、チャット機能に特化した社内SNSツールです。シンプルでありつつもグループチャットの作成やファイルの送信など、ビジネスチャットとして基本的な機能は備わっています。 最大の特徴は、さまざまな視点から施された高度なセキュリティです。通信の暗号化やウイルスチェック機能のほかにも、ファイルダウンロードやモバイル利用などを制限する機能、権限設定など多くの制限を設けることができます。 まとめ リモートワーク中のオンライン・コミュニケーションを円滑に進められないケースは珍しくありません。円滑にやり取りするコツは、1つのコミュニケーションツールに頼るのではなく、目的に応じて複数のツールを併用するなど情報伝達の方法を変えることが挙げられます。 ビジネスチャットにはそれぞれに個性的な機能があり、利用範囲が異なる有料版と無料版の両方をリリースしている場合もあります。どのような場面で活用するのかをイメージしてから、自社やチームに最適なツールでオンライン・コミュニケーションに生じやすい課題を解決しましょう。 [文・構成／grape編集部] 関連ワード テレワーク この記事をシェアする Share Tweet LINE
リモートワークを導入する企業が増えつつある近年、多くの場面で活用される情報共有の方法がオンライン・コミュニケーションです。
社内に限らず社外の人間ともコミュニケーションを取れるため、営業ツールとして活用されることも珍しくありません。
一方、対面でやり取りする場合と比べて、オンライン・コミュニケーションでは情報共有が難しいと感じる人も多くいます。
当記事では、オンライン・コミュニケーションの種類や、やり取りが難しい理由などを解説します。オンライン・コミュニケーションを円滑に行いたい人は、この記事を参考にしてください。
オンライン・コミュニケーションとは？3つの種類も
※写真はイメージ
オンライン・コミュニケーションとは、インターネットを介して行われるコミュニケーション全般を指す言葉です。
ビジネスシーンにおけるテレビ会議から、個人が体験するゲームの通信プレイまで、さまざまなコミュニケーション方法が挙げられます。
オンライン・コミュニケーションの種類は以下の3つです。
■テキストコミュニケーション
文章によるやり取りをテキストコミュニケーションと呼びます。ビジネスシーンにおいては、メールやチャットなどのツールを使用することが一般的です。
■ビデオコミュニケーション
音声と映像によってやり取りを行う方法が、ビデオコミュニケーションです。多くの端末で場所を問わず通信できるWeb会議のほか、専用機器を設置した拠点同士でのみ通信するテレビ会議も含みます。
■ボイスコミュニケーション
映像をともなわず音声のみでやり取りを行う方法は、ボイスコミュニケーションと呼びます。ボイスチャット機能を利用する方法のほか、インターネットを利用した電話による通話方法もボイスコミュニケーションの一部です。
オンライン・コミュニケーションは、アプリのインストールや会員登録で利用できる方法もあれば、専用機器が必要となる方法もあります。
どのような情報を共有したいのかを踏まえて、オンライン・コミュニケーションの適切な種類を選びましょう。
オンライン・コミュニケーションのやり取りが難しい理由
※写真はイメージ
オンライン・コミュニケーションは、職場勤務の場合と比べてやり取りが難しいと感じることがあります。円滑なコミュニケーションを妨げる理由は以下の3つです。
■考えや気持ちの誤解が生じやすいため
声や表情がともなっていれば肯定的な言葉として受け取られる内容でも、文字や音声のみの場合は異なる意味で伝わりかねません。誤解を防ぐためには、テキストコミュニケーションであれば絵文字を使用したり、簡素なメッセージを避けたりすることが大切です。
■仕事の状況などをシェアしにくいため
チームで仕事をしていても、リモートワークなどオンライン・コミュニケーションが主となる環境では、お互いの作業進捗が分かりにくくなります。仕事の状況を即座にシェアできるよう、一人ひとりが意識して情報の発信を行いましょう。
■タイムラグが生じるため
テキストコミュニケーションのように、必ずしもリアルタイムで確認されるとは限らないオンライン・コミュニケーションもあります。情報を受け取る側の立場で考えると、自分に都合のよいタイミングで確認できるメリットがある一方、返事を待つ側はタイムラグが生じるリスクも考慮しなければなりません。
例えば1つの業務が終わるたびに『どの作業を終えたか』『次はどの作業に着手する予定か』などを報告するルール作りが必要です。
共有や反応のタイムラグを防ぐためには、すぐに返信するというルールも必要でしょう。
オンライン・コミュニケーションは、使用するツールによって上記のような課題に遭遇することも少なくありません。
オンライン・コミュニケーションを円滑に進めるコツ
※写真はイメージ
オンライン・コミュニケーションを円滑に進めるためには、以下の項目を中心に社員一人ひとりが積極的な交流を求めることが大切です。
■さまざまなコミュニケーション方法を取り入れる
1つのツールや方法にこだわらず、目的に応じて最適なコミュニケーション方法を選びましょう。複雑な手順など難しい情報を伝える場合は、テキストコミュニケーションよりもビデオコミュニケーション・ボイスコミュニケーションのほうがおすすめです。
■業務連絡以外で雑談する機会を設ける
職場勤務では、業務連絡とは無関係な雑談からヒントを得ることもあります。オンライン・コミュニケーションでも、業務用とは別に雑談用のチャットグループを準備して、自由な話題でやり取りできる環境を整えてみましょう。
■仕事の進捗状況を共有する
業務に追われていると、進捗状況の共有を忘れる可能性も考えられます。コミュニケーションツールに加えて仕事の進捗を一元管理できるツールを採用するなど、テキストや音声、映像のやり取りに頼らない方法もおすすめです。
積極的に発信することに加えて、目的ごとに複数のツールを活用すると円滑なオンライン・コミュニケーションが実現できます。
オンライン・コミュニケーションに役立つツール5選
オンライン・コミュニケーションを活発化させるためは、コミュニケーションツールの活用を検討しましょう。コミュニケーションツールを利用すると社員同士のやり取りが円滑になるほか、業務管理もしやすくなります。
ここでは、オンライン・コミュニケーションに役立つ人気のツールを紹介します。
Chatwork
Chatwork スクリーンショット
『Chatwork』は、中小企業向けのビジネスチャットです。チャットページは絵文字を使用できるほか、グループ作成や、資料の送受信やタスク管理もできるため、幅広い場面で役立ちます。
また、ビデオ通話機能も備わっており、通話しながら受け手にパソコン画面を共有することができます。Chatworkは国外でも活用されており、日本語のほかに英語・タイ語・スペイン語など多言語に対応していることが大きな特徴です。
Slack
Slack スクリーンショット
『Slack』はアメリカ発のビジネスチャットです。モバイル用・デスクトップ用のどちらもさまざまな環境に対応していることから、多くの企業で採用された実績があります。iOSやAndroid OS、Windowsに加えてデスクトップアプリのLinuxでも利用できるツールです。
チャンネルやプロジェクトごとにグループを作成したり、ビデオ通話をしたりと基本的な機能のほか、便利な下書き機能もあります。また、チャット画面で使用できる絵文字の種類が豊富なため、テキストコミュニケーションに親しみやすさを加えてくれます。
NotePM
NotePM スクリーンショット
『NotePM』は社員が自らナレッジ情報を書き込める、いわば『社内版ウィキペディア』です。書き込んだ情報は社員が自由に検索・閲覧・編集できるため、マニュアルに掲載されないノウハウの共有につながります。
議事録や社内報、報告書、日報なども一元管理できるうえ、ビジネスチャットと連携することでより利便性が増します。情報ごとにツールを導入する必要がなく、オンラインでマニュアルを参照できる点は職場勤務でも役立つでしょう。
Microsoft Teams
Microsoft Teams スクリーンショット
『Microsoft Teams』は、2021年7月に廃止された『Skype for business』の後継としてリリースされたコミュニケーションツールです。チャットやビデオ会議などの基本的な機能とファイル共有機能に加えて、MicrosoftのOfficeアプリとも連携できる機能を持っています。
ビデオ会議機能の特徴は、有料プランにすると固定電話からも参加できることです。特定の電話番号へ発信することで、ビデオ会議に参加できます。最大1万人が参加できるオンラインイベントも、Microsoft Teamsを利用することで誰でも手軽に開催が可能です。
SMART Message
SMART Message スクリーンショット
『SMART Message』は、チャット機能に特化した社内SNSツールです。シンプルでありつつもグループチャットの作成やファイルの送信など、ビジネスチャットとして基本的な機能は備わっています。
最大の特徴は、さまざまな視点から施された高度なセキュリティです。通信の暗号化やウイルスチェック機能のほかにも、ファイルダウンロードやモバイル利用などを制限する機能、権限設定など多くの制限を設けることができます。
まとめ
リモートワーク中のオンライン・コミュニケーションを円滑に進められないケースは珍しくありません。
円滑にやり取りするコツは、1つのコミュニケーションツールに頼るのではなく、目的に応じて複数のツールを併用するなど情報伝達の方法を変えることが挙げられます。
ビジネスチャットにはそれぞれに個性的な機能があり、利用範囲が異なる有料版と無料版の両方をリリースしている場合もあります。
どのような場面で活用するのかをイメージしてから、自社やチームに最適なツールでオンライン・コミュニケーションに生じやすい課題を解決しましょう。
[文・構成／grape編集部]