タスク管理アプリ8選 基本機能から効率的な管理のポイントまで ビジネス By - grape編集部 更新：2021-11-05 ※写真はイメージ 日々の仕事でやることが多く、より短い時間で業務を終わらせたいと悩んでいる人は少なくありません。業務量の多さで悩んでいる人は、タスク管理アプリを導入すると、やるべきことを整理でき、効率的な順序で取り組むことが可能です。 当記事では、タスク管理アプリの概要や主な機能、使いやすいおすすめタスク管理アプリについて解説します。自分に合ったアプリでタスク管理を効率化し、限られた時間を有効活用したいビジネスパーソンはぜひ参考にしてくださいね。 目次 1. タスク管理アプリとは？1.1. タスクを見える化できる1.2. 手軽に使える1.3. 簡単に情報共有できる2. タスク管理アプリは機能性で選ぼう！2.1. リスト機能2.2. チェック機能2.3. カレンダー・リマインダー機能2.4. ウィジェット機能2.5. 共有機能3. おすすめタスク管理アプリ8選3.1. Google ToDo リスト3.2. ToDotto3.3. Trello3.4. Todoist3.5. Stock3.6. Any．Do3.7. TickTick3.8. Microsoft To Do4. タスク管理を効率化する方法4.1. タスクの細分化4.2. 担当者の明確化4.3. 優先順位と期限の設定5. まとめ タスク管理アプリとは？ ※写真はイメージ タスク管理アプリとは、仕事で取り組むタスクを入力することで、進捗状況を分かりやすく管理できるツールです。スマホやタブレットなどのデバイスにタスク管理アプリをインストールして利用すると、業務効率を高められます。 タスク管理アプリを利用する主なメリットは次の3つです。 タスクを見える化できる ※写真はイメージ タスク管理アプリを利用すると、優先度の高いタスクを明確化することが可能。個人の業務だけではなく、チームで行う業務を効率化したい場合にも、タスク管理アプリがおすすめです。 タスク管理アプリの画面では、単にタスクを表示するだけではなく、条件を指定してタスクを絞り込むこともできます。優先度の高いタスクを表示したり、複数のタスクから自分が関わっている業務のみを表示したりすることが可能です。 タスクの全貌が見えない状態では、仕事を見落としてしまう可能性があります。タスク管理アプリを導入すると、取り組むべきタスクを明確化できますよ。 手軽に使える ※写真はイメージ タスク管理アプリは、スマホやタブレットなどのモバイル端末にインストールして簡単に利用できます。 パソコンを起動する手間がかからないため、手軽にタスクを確認できる点がタスク管理アプリのメリットです。インターネットに接続できる環境なら、外出先からもタスクの確認や管理ができます。 また、タスク管理アプリはモバイル端末から簡単に操作できるように、シンプルな操作画面となっている点も特徴です。エクセルやワードなどのファイルをパソコンで開く場合と比べて、より手軽にタスク管理ができます。 簡単に情報共有できる ※写真はイメージ アプリの種類によっては、複数人でタスクに関する情報共有が可能です。また、タスクに対するコメントの入力や、チャット機能でのやりとりが可能なタスク管理アプリもあります。 タスク管理アプリで情報共有を行うと、業務の進捗状況について報告書や資料を作成する手間がかかりません。また、アプリを開くだけで最新の情報が確認できるため、メールによるやりとりが不要です。 工数が多い大規模なプロジェクトを進める場合や、大人数が携わる業務で効率的に情報を共有したい場合は、タスク管理アプリが役立ちます。 タスク管理アプリは機能性で選ぼう！ タスク管理アプリを選ぶ時は、自分にとって必要な機能を備えているかを確認することが大切です。アプリの種類によっては、単にタスクを一覧表示する機能のみではなく、リマインダー機能やウィジェット機能なども付いています。 タスク管理アプリに備わっていることが多い代表的な機能は、次の通りです。 リスト機能 ※写真はイメージ リスト機能とは、入力したタスクを並べて表示する機能を指します。タスク管理アプリの種類によっては、やることの内容だけではなく、担当者や備考なども入力できます。 リスト機能が充実しているアプリでは、いくつかのタスクをまとめてグループごとに分けたり、タスクにカテゴリを割り当てて整理したりすることが可能です。管理したいタスクの量が多い場合は、充実したリスト機能が付いているタスク管理アプリが適しています。 チェック機能 ※写真はイメージ チェック機能とは、タスクの進捗状況を管理するための機能です。チェック機能が付いている多くのアプリでは、タスクリストの横にチェックボックスが表示されています。完了したタスクにチェックを入れることで、未完了のタスクと分かりやすく区別することが可能です。 また、完了と未完了の区別に加えて、より細かな進捗状況を表示できるタスク管理アプリもあります。着手中や確認待ちなど、チェック機能に複数のステータスが用意されているアプリは、複数人が関わるプロジェクトのタスク管理におすすめです。 カレンダー・リマインダー機能 ※写真はイメージ カレンダー・リマインダー機能とは、タスクのスケジュール管理を行うための日時管理に関する機能です。 カレンダー機能が付いているタスク管理アプリでは、入力したタスクをカレンダー上に表示できます。週ごとや月ごとに繰り返し行うタスクがある場合は、カレンダー機能付きのタスク管理アプリがおすすめです。アプリの種類によっては、曜日や繰り返しの周期を指定して、定常的なタスクを簡単に入力できます。 リマインダー機能は、タスクに着手するべきタイミングを忘れないための通知機能です。リマインダー機能付きのタスク管理アプリでは、取り組むべきタスクが通知などで表示されます。忘れずに実行したいタスクが多い場合、リマインダー機能付きのアプリがおすすめです。 ウィジェット機能 ※写真はイメージ ウィジェットとは、スマホやタブレットでアプリを起動せずに使用できる機能を指します。ウィジェット機能が付いているタスク管理アプリでは、ウィジェットの画面にタスクリストを表示できるため便利です。 また、アプリの種類によってはウィジェットの画面からタスクの管理もできます。ウィジェット機能付きのアプリを使用すると、より手軽にタスク管理が可能です。 共有機能 ※写真はイメージ 共有機能付きのタスク管理アプリでは、同じタスクリストを複数人で共有できます。また、タスクに対して担当者を割り当てることも可能です。 アプリの種類によっては、簡単なコメントを備考欄に入力したり、チャットでメッセージを送信したりできる場合もあります。 ただし、タスクリストを共有できる人数の上限はアプリによってさまざまです。多くの人が関わるプロジェクトでタスクを管理する場合は、共有機能の上限人数を確認しましょう。 おすすめタスク管理アプリ8選 タスク管理アプリには、操作性や料金の異なるさまざまな種類があります。特徴を比較して、自分に合ったアプリを選ぶことが、効率的なタスク管理に欠かせません。 ここでは、特に使いやすい8つのおすすめタスク管理アプリについて、機能面の特徴や魅力、料金を紹介します。 Google ToDo リスト Google ToDoリスト スクリーンショット 『Google ToDoリスト』は、シンプルな操作画面が特徴のタスク管理アプリです。簡単な操作でリストを作成し、複数のタスクを登録できます。また、各タスクには、さらに細かなサブタスクを追加することが可能です。 Google ToDoリストには、チェック機能も備わっています。タスクに関する追加情報も編集できるため、進捗状況を細かくメモしておきたい場合におすすめです。 GmailやGoogleカレンダーなどと連携すると、より効率的にタスクを管理できます。Gmailのメールボックスから直接タスクを作成したり、カレンダー上にタスクを表示したりすることが可能です。 すでにGoogleのサービスを利用している人には、Google ToDoリストが向いています。Google ToDoリストは無料アプリであるため料金はかかりません。 ToDotto ToDotto スクリーンショット 『ToDotto』は、デザインをカスタマイズできるリスト機能や、見やすいカレンダー機能が魅力のタスク管理アプリです。簡単な操作でタスクを入力し、さまざまな種類のアイコンでラベルやタグを自由に付けて整理できます。また、アプリ内に広告が表示されないこともToDottoの特徴です。 ToDottoにはシンプルなデザインのカレンダーツールが付いているため、ひと目でタスクを確認できます。必要に応じて、GoogleカレンダーやiCloud、Outlookなどの外部ツールと連携することも可能です。 完了済みのタスクは履歴画面で確認できます。また、ゴミ箱機能が付いているため誤って削除してしまったタスクを元に戻す操作も簡単です。 このほか、タスクの日時が近付いた時に通知するリマインド機能や、オフラインで利用できる機能などが備わっています。ToDottoは無料アプリであるため料金はかかりません。 Trello Trello スクリーンショット 『Trello』は、個人だけではなく複数人でも利用しやすい機能が充実したタスク管理アプリです。ボードと呼ばれるリストを作成することで、リストの中にタスクの詳細や進捗状況を入力できます。 Trelloのボードは複数のメンバーで共有できる点が特徴です。タスクに担当者を割り当てる機能や、メンバーごとにプロフィール画像を設定する機能も付いています。 Trelloに入力したタスクには、写真や動画の添付も可能です。タスクに関連する資料を添付することで、業務を効率よく進められます。 Trelloには無料プランと有料プランがあり、基本的な機能のみを利用する場合は料金がかかりません。添付ファイルの容量などが異なるGoldプランの利用には、1ユーザーあたり月額5ドルが必要です。個人利用やチームメンバーが少ない場合は、無料プランでも十分に活用できます。 Todoist Todoist スクリーンショット 『Todoist』は、業務を効率化するための機能が数多く備わっているタスク管理アプリです。Todoist自体の機能だけではなく、ほかのメールアプリやチャットアプリ、カレンダーアプリなどとの連携機能も充実しています。 Todoistのリスト機能では、タスクごとに重要度を設定することが可能です。そのため、早めに着手するべきタスクがひと目で分かります。また、複数のメンバーでリストを共有し、タスクの担当者を決められることもTodoistの特徴です。 Todoistには料金が異なる3つのプランがあります。タスク管理やほかのアプリとの連携など、基本的な機能は無料で利用することが可能です。 デザインを変更できるテーマ機能や自動バックアップなどの追加機能は、月額448円のプロプランから使えます。複数人のプロジェクトを管理したい場合は、共有機能などがより充実しているビジネスプランがおすすめです。ビジネスプランはユーザー1人あたり月額678円がかかります。 Stock Stock スクリーンショット 『Stock』は、複数人が関わるプロジェクトの情報をシンプルな操作画面でまとめられるタスク管理アプリです。操作方法が簡単であるため、ITに苦手意識がある人でも無理なく利用できます。 Stockでは担当者ごとにタスクを管理することが可能です。チェック機能も付いているため、誰がどのタスクを終わらせたかを確認できます。 また、ノートと呼ばれる機能で写真や文書などのデータをアップロードできる点もStockの特徴です。アップロードしたデータには補足説明を付け加えられるため、プロジェクトに関する情報を分かりやすく管理できます。 さらに、メッセージ機能も付いているため、プロジェクトメンバーとのやりとりも可能です。Stockに備わっているすべての機能は、無料で利用できます。 Any．Do Any．Do スクリーンショット 『Any．Do』は、シンプルなリスト機能や共有機能が特徴のタスク管理アプリです。また、リマインダー機能やカレンダー機能も付いています。 Any．Doの基本的な機能の利用料金は無料です。有料版では、より高度なリマインダー機能やタスク管理機能が利用できます。 有料版のリマインダー機能は位置情報と連動していて、タスクを実行する場所に移動した時に通知を表示することが可能です。また、有料版にはタスクを色付けして区別する機能や、無制限の容量でデータを添付できる機能などが付いています。 有料版の利用料は、月額5.99ドルです。6か月プランは26.94ドル、12か月プランは35.88ドルで、長期のプランほどお得に利用できます。 TickTick TickTick スクリーンショット 『TickTick』は、一般的なリスト機能に加えて、集中力の向上や目標達成に役立つユニークな機能が備わっているタスク管理アプリです。共有機能が付いているため、複数人のプロジェクトでも利用できます。 TickTickでは、タスクごとに優先度を設定し、条件による並べ替えが可能です。また、タスクにコメントを追加できるため、自分以外の人にもタスクの内容や進捗状況を分かりやすく伝えられます。 作業時間と休憩時間を設定し、作業に集中できる『ポモドーロ機能』は、一般的なタスク管理アプリには見られないユニークなタイマー機能です。また、新しい習慣を身につけるための目標設定機能も備わっています。 TickTickの基本的な機能は無料で利用することが可能です。より多くのタスクやリマインダーを設定できる有料のプレミアムプランは、月額2.4ドルまたは年額27.99ドルがかかります。 Microsoft To Do Microsoft To Do スクリーンショット 『Microsoft To Do』は、日ごとや週ごとのタスクを自動で提案する機能が特徴のタスク管理アプリです。『今日の予定』と呼ばれる機能を使用すると、締切期日が近いタスクが候補として表示され、スムースに計画を立てられます。 また、タスクの色分けや、メモ機能で補足説明を追加することも可能です。1つのタスクにつき最大25MBまでのファイルを添付できます。 作成したタスクはほかの人と共有できるため、複数人でプロジェクトを進める場合にもMicrosoft To Doがおすすめです。Microsoft社提供のタスク管理ソフトOutlookを利用している場合は、Microsoft To Doと連携してタスクを一元管理できます。 Microsoft To Doのすべての機能は、無料で利用することが可能です。 タスク管理を効率化する方法 ※写真はイメージ タスク管理を効率化するポイントとして、アプリを利用することに加えて、いくつかのことがあります。タスクの決め方や優先順位の設定などに留意すると、タスク管理をさらに効率化することが可能です。 ここでは、生産性向上につながるタスク管理のポイントを3つ紹介します。 タスクの細分化 ※写真はイメージ タスクとして設定する作業内容は、可能な限り細分化しましょう。なんの作業を行うかを具体的にすることが、タスク管理の効率を高めるためのポイントです。 例えば、新商品の企画書作りを進める場合は、情報のリサーチや企画書の文章作成、資料のデザイン調整などの作業が必要な事柄に含まれます。これらの作業をそれぞれタスクとして扱うと、進捗状況の細かな管理が可能です。 タスクの内容が抽象的な場合、工数が不明確となり、タスク完了までに想定以上の時間がかかってしまうことがあります。仕事に含まれる作業を明確化し、タスクを細かく設定しましょう。 担当者の明確化 ※写真はイメージ 複数人が関わるプロジェクトでタスク管理をする場合、担当者の明確化が重要です。タスクの担当者が決まっていないと、誰も着手せず進まない作業が出てきてしまう可能性があります。細分化された個々のタスクに対して、誰が作業を行うかを決めましょう。 1つのタスクに複数の担当者を割り当てる場合は、責任者を1人決めることがポイントです。責任の所在が曖昧だと、担当者を割り振ったものの誰も作業を進めていないなどのトラブルが起こります。 また、1人にタスクが集中してしまっていないかを確認することも大切です。タスクの量に偏りが生じないように担当者を決めましょう。 優先順位と期限の設定 ※写真はイメージ タスクの優先順位やスケジュールを決めることも、業務を効率的に終わらせるためのポイントです。 複数のタスクが関連している場合、あるタスクを終わらせないことで、ほかのタスクに取り組めないケースがあります。業務を完了させるために先に終わらせるべきタスクは、優先順位を高く設定し、早めに着手しましょう。 また、期限は具体的な日付と時刻を決めることが重要です。『3月15日午前10時までに終わらせる』などタスクの締切日時を決めましょう。タスクごとに期限を設定すると、業務全体の進捗状況を明確に把握できます。 まとめ 数多くの業務を効率的に進めたい場合、タスク管理アプリがおすすめです。タスク管理アプリにはタスクをリスト化する機能や共有機能があり、個人だけではなく複数人が関わる業務も効率化できます。 タスク管理アプリは種類によって機能や料金が異なるため、自分に合ったアプリを選ぶことが重要です。タスクの細分化や担当者の明確化、優先順位の設定など業務効率化のポイントを押さえたうえで、ぜひタスク管理アプリを活用してくださいね。 [文・構成／grape編集部] この記事をシェアする Share Tweet LINE
日々の仕事でやることが多く、より短い時間で業務を終わらせたいと悩んでいる人は少なくありません。
業務量の多さで悩んでいる人は、タスク管理アプリを導入すると、やるべきことを整理でき、効率的な順序で取り組むことが可能です。
当記事では、タスク管理アプリの概要や主な機能、使いやすいおすすめタスク管理アプリについて解説します。
自分に合ったアプリでタスク管理を効率化し、限られた時間を有効活用したいビジネスパーソンはぜひ参考にしてくださいね。
タスク管理アプリとは？
※写真はイメージ
タスク管理アプリとは、仕事で取り組むタスクを入力することで、進捗状況を分かりやすく管理できるツールです。スマホやタブレットなどのデバイスにタスク管理アプリをインストールして利用すると、業務効率を高められます。
タスク管理アプリを利用する主なメリットは次の3つです。
タスクを見える化できる
※写真はイメージ
タスク管理アプリを利用すると、優先度の高いタスクを明確化することが可能。個人の業務だけではなく、チームで行う業務を効率化したい場合にも、タスク管理アプリがおすすめです。
タスク管理アプリの画面では、単にタスクを表示するだけではなく、条件を指定してタスクを絞り込むこともできます。
優先度の高いタスクを表示したり、複数のタスクから自分が関わっている業務のみを表示したりすることが可能です。
タスクの全貌が見えない状態では、仕事を見落としてしまう可能性があります。タスク管理アプリを導入すると、取り組むべきタスクを明確化できますよ。
手軽に使える
※写真はイメージ
タスク管理アプリは、スマホやタブレットなどのモバイル端末にインストールして簡単に利用できます。
パソコンを起動する手間がかからないため、手軽にタスクを確認できる点がタスク管理アプリのメリットです。
インターネットに接続できる環境なら、外出先からもタスクの確認や管理ができます。
また、タスク管理アプリはモバイル端末から簡単に操作できるように、シンプルな操作画面となっている点も特徴です。
エクセルやワードなどのファイルをパソコンで開く場合と比べて、より手軽にタスク管理ができます。
簡単に情報共有できる
※写真はイメージ
アプリの種類によっては、複数人でタスクに関する情報共有が可能です。また、タスクに対するコメントの入力や、チャット機能でのやりとりが可能なタスク管理アプリもあります。
タスク管理アプリで情報共有を行うと、業務の進捗状況について報告書や資料を作成する手間がかかりません。また、アプリを開くだけで最新の情報が確認できるため、メールによるやりとりが不要です。
工数が多い大規模なプロジェクトを進める場合や、大人数が携わる業務で効率的に情報を共有したい場合は、タスク管理アプリが役立ちます。
タスク管理アプリは機能性で選ぼう！
タスク管理アプリを選ぶ時は、自分にとって必要な機能を備えているかを確認することが大切です。アプリの種類によっては、単にタスクを一覧表示する機能のみではなく、リマインダー機能やウィジェット機能なども付いています。
タスク管理アプリに備わっていることが多い代表的な機能は、次の通りです。
リスト機能
※写真はイメージ
リスト機能とは、入力したタスクを並べて表示する機能を指します。タスク管理アプリの種類によっては、やることの内容だけではなく、担当者や備考なども入力できます。
リスト機能が充実しているアプリでは、いくつかのタスクをまとめてグループごとに分けたり、タスクにカテゴリを割り当てて整理したりすることが可能です。
管理したいタスクの量が多い場合は、充実したリスト機能が付いているタスク管理アプリが適しています。
チェック機能
※写真はイメージ
チェック機能とは、タスクの進捗状況を管理するための機能です。チェック機能が付いている多くのアプリでは、タスクリストの横にチェックボックスが表示されています。
完了したタスクにチェックを入れることで、未完了のタスクと分かりやすく区別することが可能です。
また、完了と未完了の区別に加えて、より細かな進捗状況を表示できるタスク管理アプリもあります。
着手中や確認待ちなど、チェック機能に複数のステータスが用意されているアプリは、複数人が関わるプロジェクトのタスク管理におすすめです。
カレンダー・リマインダー機能
※写真はイメージ
カレンダー・リマインダー機能とは、タスクのスケジュール管理を行うための日時管理に関する機能です。
カレンダー機能が付いているタスク管理アプリでは、入力したタスクをカレンダー上に表示できます。
週ごとや月ごとに繰り返し行うタスクがある場合は、カレンダー機能付きのタスク管理アプリがおすすめです。
アプリの種類によっては、曜日や繰り返しの周期を指定して、定常的なタスクを簡単に入力できます。
リマインダー機能は、タスクに着手するべきタイミングを忘れないための通知機能です。リマインダー機能付きのタスク管理アプリでは、取り組むべきタスクが通知などで表示されます。
忘れずに実行したいタスクが多い場合、リマインダー機能付きのアプリがおすすめです。
ウィジェット機能
※写真はイメージ
ウィジェットとは、スマホやタブレットでアプリを起動せずに使用できる機能を指します。ウィジェット機能が付いているタスク管理アプリでは、ウィジェットの画面にタスクリストを表示できるため便利です。
また、アプリの種類によってはウィジェットの画面からタスクの管理もできます。ウィジェット機能付きのアプリを使用すると、より手軽にタスク管理が可能です。
共有機能
※写真はイメージ
共有機能付きのタスク管理アプリでは、同じタスクリストを複数人で共有できます。また、タスクに対して担当者を割り当てることも可能です。
アプリの種類によっては、簡単なコメントを備考欄に入力したり、チャットでメッセージを送信したりできる場合もあります。
ただし、タスクリストを共有できる人数の上限はアプリによってさまざまです。多くの人が関わるプロジェクトでタスクを管理する場合は、共有機能の上限人数を確認しましょう。
おすすめタスク管理アプリ8選
タスク管理アプリには、操作性や料金の異なるさまざまな種類があります。特徴を比較して、自分に合ったアプリを選ぶことが、効率的なタスク管理に欠かせません。
ここでは、特に使いやすい8つのおすすめタスク管理アプリについて、機能面の特徴や魅力、料金を紹介します。
Google ToDo リスト
Google ToDoリスト スクリーンショット
『Google ToDoリスト』は、シンプルな操作画面が特徴のタスク管理アプリです。
簡単な操作でリストを作成し、複数のタスクを登録できます。また、各タスクには、さらに細かなサブタスクを追加することが可能です。
Google ToDoリストには、チェック機能も備わっています。タスクに関する追加情報も編集できるため、進捗状況を細かくメモしておきたい場合におすすめです。
GmailやGoogleカレンダーなどと連携すると、より効率的にタスクを管理できます。
Gmailのメールボックスから直接タスクを作成したり、カレンダー上にタスクを表示したりすることが可能です。
すでにGoogleのサービスを利用している人には、Google ToDoリストが向いています。Google ToDoリストは無料アプリであるため料金はかかりません。
ToDotto
ToDotto スクリーンショット
『ToDotto』は、デザインをカスタマイズできるリスト機能や、見やすいカレンダー機能が魅力のタスク管理アプリです。
簡単な操作でタスクを入力し、さまざまな種類のアイコンでラベルやタグを自由に付けて整理できます。また、アプリ内に広告が表示されないこともToDottoの特徴です。
ToDottoにはシンプルなデザインのカレンダーツールが付いているため、ひと目でタスクを確認できます。
必要に応じて、GoogleカレンダーやiCloud、Outlookなどの外部ツールと連携することも可能です。
完了済みのタスクは履歴画面で確認できます。また、ゴミ箱機能が付いているため誤って削除してしまったタスクを元に戻す操作も簡単です。
このほか、タスクの日時が近付いた時に通知するリマインド機能や、オフラインで利用できる機能などが備わっています。ToDottoは無料アプリであるため料金はかかりません。
Trello
Trello スクリーンショット
『Trello』は、個人だけではなく複数人でも利用しやすい機能が充実したタスク管理アプリです。
ボードと呼ばれるリストを作成することで、リストの中にタスクの詳細や進捗状況を入力できます。
Trelloのボードは複数のメンバーで共有できる点が特徴です。タスクに担当者を割り当てる機能や、メンバーごとにプロフィール画像を設定する機能も付いています。
Trelloに入力したタスクには、写真や動画の添付も可能です。タスクに関連する資料を添付することで、業務を効率よく進められます。
Trelloには無料プランと有料プランがあり、基本的な機能のみを利用する場合は料金がかかりません。
添付ファイルの容量などが異なるGoldプランの利用には、1ユーザーあたり月額5ドルが必要です。個人利用やチームメンバーが少ない場合は、無料プランでも十分に活用できます。
Todoist
Todoist スクリーンショット
『Todoist』は、業務を効率化するための機能が数多く備わっているタスク管理アプリです。
Todoist自体の機能だけではなく、ほかのメールアプリやチャットアプリ、カレンダーアプリなどとの連携機能も充実しています。
Todoistのリスト機能では、タスクごとに重要度を設定することが可能です。
そのため、早めに着手するべきタスクがひと目で分かります。また、複数のメンバーでリストを共有し、タスクの担当者を決められることもTodoistの特徴です。
Todoistには料金が異なる3つのプランがあります。タスク管理やほかのアプリとの連携など、基本的な機能は無料で利用することが可能です。
デザインを変更できるテーマ機能や自動バックアップなどの追加機能は、月額448円のプロプランから使えます。
複数人のプロジェクトを管理したい場合は、共有機能などがより充実しているビジネスプランがおすすめです。ビジネスプランはユーザー1人あたり月額678円がかかります。
Stock
Stock スクリーンショット
『Stock』は、複数人が関わるプロジェクトの情報をシンプルな操作画面でまとめられるタスク管理アプリです。
操作方法が簡単であるため、ITに苦手意識がある人でも無理なく利用できます。
Stockでは担当者ごとにタスクを管理することが可能です。チェック機能も付いているため、誰がどのタスクを終わらせたかを確認できます。
また、ノートと呼ばれる機能で写真や文書などのデータをアップロードできる点もStockの特徴です。
アップロードしたデータには補足説明を付け加えられるため、プロジェクトに関する情報を分かりやすく管理できます。
さらに、メッセージ機能も付いているため、プロジェクトメンバーとのやりとりも可能です。Stockに備わっているすべての機能は、無料で利用できます。
Any．Do
Any．Do スクリーンショット
『Any．Do』は、シンプルなリスト機能や共有機能が特徴のタスク管理アプリです。また、リマインダー機能やカレンダー機能も付いています。
Any．Doの基本的な機能の利用料金は無料です。有料版では、より高度なリマインダー機能やタスク管理機能が利用できます。
有料版のリマインダー機能は位置情報と連動していて、タスクを実行する場所に移動した時に通知を表示することが可能です。
また、有料版にはタスクを色付けして区別する機能や、無制限の容量でデータを添付できる機能などが付いています。
有料版の利用料は、月額5.99ドルです。6か月プランは26.94ドル、12か月プランは35.88ドルで、長期のプランほどお得に利用できます。
TickTick
TickTick スクリーンショット
『TickTick』は、一般的なリスト機能に加えて、集中力の向上や目標達成に役立つユニークな機能が備わっているタスク管理アプリです。
共有機能が付いているため、複数人のプロジェクトでも利用できます。
TickTickでは、タスクごとに優先度を設定し、条件による並べ替えが可能です。
また、タスクにコメントを追加できるため、自分以外の人にもタスクの内容や進捗状況を分かりやすく伝えられます。
作業時間と休憩時間を設定し、作業に集中できる『ポモドーロ機能』は、一般的なタスク管理アプリには見られないユニークなタイマー機能です。
また、新しい習慣を身につけるための目標設定機能も備わっています。
TickTickの基本的な機能は無料で利用することが可能です。
より多くのタスクやリマインダーを設定できる有料のプレミアムプランは、月額2.4ドルまたは年額27.99ドルがかかります。
Microsoft To Do
Microsoft To Do スクリーンショット
『Microsoft To Do』は、日ごとや週ごとのタスクを自動で提案する機能が特徴のタスク管理アプリです。
『今日の予定』と呼ばれる機能を使用すると、締切期日が近いタスクが候補として表示され、スムースに計画を立てられます。
また、タスクの色分けや、メモ機能で補足説明を追加することも可能です。1つのタスクにつき最大25MBまでのファイルを添付できます。
作成したタスクはほかの人と共有できるため、複数人でプロジェクトを進める場合にもMicrosoft To Doがおすすめです。
Microsoft社提供のタスク管理ソフトOutlookを利用している場合は、Microsoft To Doと連携してタスクを一元管理できます。
Microsoft To Doのすべての機能は、無料で利用することが可能です。
タスク管理を効率化する方法
※写真はイメージ
タスク管理を効率化するポイントとして、アプリを利用することに加えて、いくつかのことがあります。
タスクの決め方や優先順位の設定などに留意すると、タスク管理をさらに効率化することが可能です。
ここでは、生産性向上につながるタスク管理のポイントを3つ紹介します。
タスクの細分化
※写真はイメージ
タスクとして設定する作業内容は、可能な限り細分化しましょう。なんの作業を行うかを具体的にすることが、タスク管理の効率を高めるためのポイントです。
例えば、新商品の企画書作りを進める場合は、情報のリサーチや企画書の文章作成、資料のデザイン調整などの作業が必要な事柄に含まれます。
これらの作業をそれぞれタスクとして扱うと、進捗状況の細かな管理が可能です。
タスクの内容が抽象的な場合、工数が不明確となり、タスク完了までに想定以上の時間がかかってしまうことがあります。
仕事に含まれる作業を明確化し、タスクを細かく設定しましょう。
担当者の明確化
※写真はイメージ
複数人が関わるプロジェクトでタスク管理をする場合、担当者の明確化が重要です。
タスクの担当者が決まっていないと、誰も着手せず進まない作業が出てきてしまう可能性があります。細分化された個々のタスクに対して、誰が作業を行うかを決めましょう。
1つのタスクに複数の担当者を割り当てる場合は、責任者を1人決めることがポイントです。
責任の所在が曖昧だと、担当者を割り振ったものの誰も作業を進めていないなどのトラブルが起こります。
また、1人にタスクが集中してしまっていないかを確認することも大切です。タスクの量に偏りが生じないように担当者を決めましょう。
優先順位と期限の設定
※写真はイメージ
タスクの優先順位やスケジュールを決めることも、業務を効率的に終わらせるためのポイントです。
複数のタスクが関連している場合、あるタスクを終わらせないことで、ほかのタスクに取り組めないケースがあります。
業務を完了させるために先に終わらせるべきタスクは、優先順位を高く設定し、早めに着手しましょう。
また、期限は具体的な日付と時刻を決めることが重要です。『3月15日午前10時までに終わらせる』などタスクの締切日時を決めましょう。
タスクごとに期限を設定すると、業務全体の進捗状況を明確に把握できます。
まとめ
数多くの業務を効率的に進めたい場合、タスク管理アプリがおすすめです。タスク管理アプリにはタスクをリスト化する機能や共有機能があり、個人だけではなく複数人が関わる業務も効率化できます。
タスク管理アプリは種類によって機能や料金が異なるため、自分に合ったアプリを選ぶことが重要です。
タスクの細分化や担当者の明確化、優先順位の設定など業務効率化のポイントを押さえたうえで、ぜひタスク管理アプリを活用してくださいね。
[文・構成／grape編集部]