コロナ禍で対面会議が難しい状況が続いているため、『Web会議』の導入を検討する企業が増えています。しかし、Web会議を導入したいと考えていても、何から始めればいいのかが分からない人は多いでしょう。

当記事では、Web会議の概要や導入するメリット、スムースなやり方を分かりやすく解説します。

また、Web会議で代表的な『Zoom』を用いた無料版・有料版の違いも紹介するため、導入の判断材料としてこの記事を参考にしてください。

Web会議・オンライン会議・リモート会議とは？

Web会議とは、インターネットを通じて遠方の相手とやり取りを行う会議のことであり、『オンライン会議』『リモート会議』とも呼ばれています。

デスクトップ画面の共有や会議の録画、リアルタイムでの資料共有など、さまざまな機能が備わっていることが特徴です。

Web会議は、インターネット環境・カメラやマイクが付属しているパソコン・Web会議システムの3つがあれば、誰でも簡単に利用することができます。

社内外を問わず、自宅・出張先などから自由に参加できるため、移動時間・交通費などのコスト削減につながることがメリットです。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議は混同されやすいですが、仕組みは大きく異なるのをご存知ですか。

Web会議はインターネット環境、パソコンがあれば誰でも簡単に開催できます。一方、テレビ会議は専用機材・回線が必要となり、特定の場所のみで利用できることが特徴です。

Web会議と比べて、音声の品質が高く映像に安定性があるため、複数人で話し合うシーンで多く活用されています。

ただし、専用のデバイスをオフィスの特定の場所に設置するため、定期的なメンテナンス・故障時の修理などの保守費用が発生する場合も。

初期コストが高く、相手側も同じ会議システムを使用する必要があることから、テレビ会議の導入が難しいケースは少なくありません。

Web会議のスムースなやり方

Web会議をスムースに行いたい場合は、事前準備をしっかりすることがポイントです。事前の準備を徹底していれば、想定外の事態が発生した時も対応できます。

Web会議を導入する際は、Web会議を導入する旨や使い方などを社員に共有しましょう。

ここでは、Web会議のスムースなやり方を紹介します。

1.Web会議システムを選ぶ

まずは、Web会議を行うために必要なWeb会議システムを選びます。Web会議はパソコンに導入したシステム上でやり取りを行うため、サービス提供元と契約をして導入する必要があります。

Web会議を開く際は、会議に参加するすべてのパソコンで、共通の会議システムを利用しなければなりません。また、取引先でも同様に、同じシステムを利用してもらう必要があります。

会議システムのサービスにはさまざまな特徴があります。導入する際のコスト面や操作面において、相手側の負担にならないシステムを選びましょう。

2.必要な機材を準備する

システム導入と同時に、必要な機材を準備する必要があります。Web会議に必要なものは下記の5つです。

インターネット回線が安定していない場合、音声が途切れたり接続が悪くなったりします。会議を滞りなく進められるよう、モバイル回線やWi-Fiなど安定した通信環境を整えてください。

パソコンによってはカメラやマイクスピーカーが付属していますが、専用の機器ではないため性能が不十分な場合もあります。

外付けのWebカメラを用意することで、高画質で安定した映像を映すことができます。また、会議の音声が聞き取りやすいよう、ヘッドセットを準備しておくこともおすすめです。

3.機材の動作確認を行う

機材を実際に使用する際は、正しく動作するかどうかを確認しておきましょう。

まずはスピーカーとマイクの、位置や音量の調整を行います。Web会議では、スピーカーから出た音をマイクで拾ってしまう『ハウリング』がよく起こります。

不快な音が会議全体に流れると、進行の妨げとなってしまうため注意しましょう。

カメラの位置や周辺環境を整えることも、大切なポイントです。機密書類や周囲の人が映り込むことのないよう、カメラで映る範囲や周辺の環境には配慮してください。

会議システムによってはマイクやWebカメラ、スピーカーの動作テストが行えるため、あらかじめ試すことをおすすめします。

4.Web会議で使う資料を用意する

会議が始まるまでに、前もって資料を用意しておきましょう。どこに何があるかを把握しておくことで、会議がスムースに進行します。

分かりやすい場所にフォルダ分けしておくと、資料を求められた際にすぐに提示することが可能です。

Web会議システムでは、デスクトップ画面や資料の共有、プライベートチャットなどで業務の効率化が図れます。事前に資料を開いておくなど、システムの機能を最大限に活かせるような準備が大切です。

5.日程調整をして当日に臨む

準備が整ったら、会議の日程調整をするために案内し、日時を選択します。Web会議システムによっては、日時調整を行うことも可能です。日時が決定したら、会議に参加するためのミーティングID・URLを参加者全員に送信します。

はじめてWeb会議を導入する場合、準備に手間取ってしまう可能性があるため、余裕をもった案内を心がけてください。

主催者は早めに会議システムに入室し、人数や会議内容の確認、参加者とのコミュニケーションをはかるなど、会議をスムースに進行できるよう努めましょう。

遅くとも開始5分前までには、会議を始められる体制を整えておくと安心です。

代表的なWeb会議システムと無料版・有料版の違い

Web会議システムは、無料版・有料版を合わせると多くの種類が存在します。実際に使用するうえで必要な機能やコンテンツがそろっているかを比較して判断しましょう。

代表的なWeb会議システムは下記のとおりです。

上記の会議システムは、企業や学校などさまざまな場面で活用されています。Web会議システムは、無料版を使用している人が多い傾向です。

しかし、企業として利用する場合、有料版を導入したほうがいいケースもあります。下記は、Web会議でよく使用されている『Zoom』の無料版・有料版の違いです。

Zoomの無料版では、3人以上での利用は40分の時間制限があります。40分を過ぎると一度中断し、再度設定しなおす必要があるため、長時間の会議には不向きです。

上記のほかにも、有料版はアプリケーションとプログラムをつなげるAPI連携ツール、セキュリティ面などにおいてさまざまな機能が充実しています。

管理者や利用者にとって、コスト面・機能面で使いやすいWeb会議システムを選ぶことが大切です。

Web会議を行う頻度や、業務内容によって必要な機能も変わるため、まずは無料版や無料トライアルを試してみることをおすすめします。

まとめ

今回は、Web会議の概要や導入するメリット、スムースなやり方などを解説しました。

Web会議は、場所を選ばずオンライン上で自由に会議ができるシステムです。各サービスによって機能の充実度合いは異なるものの、Web会議は取引先との打ち合わせや、テレワークでの定例ミーティングなどに役立ちます。

インターネット環境が整っていれば誰でも利用できるため、まずは無料版のWeb会議システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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[文・構成／grape編集部]