Zoomで会議を主催する方法とは？活用方法やメリットも紹介 サービス By - grape編集部 更新：2021-07-30 オンライン会議ツールは、映像・音声を通じて、遠隔地にいる相手とのコミュニケーションを可能にします。リモートワークが普及した近年では、もはや欠かせないツールといえるでしょう。 多彩な種類が存在するオンライン会議ツールの中でも、特に有名なのが『Zoom』です。 当記事では、Zoomの主な機能・活用方法から、Zoomで会議を主催する方法、Zoomのメリット・デメリットまでを紹介します。Zoom会議を主催する人も、会議に参加する人も、ぜひ参考にしてください。 目次 1. Zoomとは？主な機能・活用方法1.1. 会議1.2. 社内研修1.3. セミナー・講演会2. Zoomで会議を主催する方法2.1. アカウントの作成2.2. ミーティング参加者の招待2.3. ホスト権限による会議の管理3. Zoomで会議を行うメリット・デメリット3.1. 【メリット】多機能で誰でも使える3.2. 【デメリット】無料プランでは機能に制限がある4. まとめ Zoomとは？主な機能・活用方法 Zoomとは、時間や場所の制限を受けることなくオンライン会議が実施できるクラウドサービスの名称です。 Zoomはパソコン・スマホ・タブレットなどの幅広いデバイスに対応しており、会議に参加する際、難しい導入手順や設定を行う必要がありません。 Zoomの機能は、ビジネス目的に最適化されていることが特徴です。Zoomの主な機能や活用方法を紹介します。 会議 Zoomは高画質のビデオ出力と高音質の音声出力に対応しており、オンライン上で会議をストレスなく開催できます。会議の最大接続数は無料版でも上限が100と、小～中規模の会議であれば十分な接続数です。 ※写真はイメージ 会議内容をローカルまたはクラウドに自動保存する機能もあるため、会議の議事録作成にかかる手間を省くこともできます。 また、Zoomには、主催者のデスクトップ画面を参加者全員に共有表示できる『画面共有機能』があることも特徴です。テキスト・画像・動画などの資料共有を実施することで、効率的な会議進行が実現できます。 社内研修 Zoomの画面共有機能では、ホワイトボード画面を共有することもできます。ホワイトボード画面を共有すると、画面上に書き込んだテキストやイラストが参加者全員に共有されるため、オンラインの社内研修を実施する時に便利です。 講師がZoomのホワイトボード画面に研修内容を書くことで、参加者に分かりやすく情報を伝えられます。 また、Zoomで社内研修を実施する時は、『ビデオブレイクアウトルーム』の機能も活用しましょう。ビデオブレイクアウトルームでは、参加者を小規模なグループに分割できます。 オンラインの社内研修でグループワークを実施したい時に便利な機能です。 無料オンラインホワイトボード5選！アイディアを簡単に共有しよう セミナー・講演会 Zoomでは、オンラインセミナー・講演会の実施に適したウェビナープランも提供されています。Zoomのウェビナープランは、相互にやり取りができる最大100人のパネリストと、最大1万人の閲覧者に対応できることが特徴です。 ※写真はイメージ また、Zoomのウェビナープランでは、開催しているセミナー・講演会の内容を動画配信サイトにリアルタイム配信できる機能もあります。動画配信サイトで配信することで、多数のユーザーにセミナー・講演会を閲覧してもらうことが可能です。 Zoomで会議を主催する方法 Zoomを使った会議を主催者の立場で実施するためには、いくつか準備をしなければなりません。 例えば、Zoomのアプリをインストールする以外にも、アカウントを作成するほか、会議の参加者を招待するなどの事前準備が挙げられます。ここでは、Zoomで会議を主催する方法や流れを解説します。 アカウントの作成 Zoomのアカウント作成方法をデバイス別に紹介します。 ※写真はイメージ ■パソコンでアカウントを作成する 1.Zoomの公式サイトで、画面右上の『新規アカウント登録（無料）はこちら』をクリック 2.生年月日を入力し、『続ける』をクリック 3.『無料サインアップ』の画面でメールアドレスを入力し、『サインアップ』をクリック 4.受信した確認用メール内の登録URL、もしくは『アクティブなアカウント』をクリック 5.『Zoomへようこそ』の画面で必要な情報を入力し、『続ける』をクリック 6.アカウント作成が完了 ■スマホ・タブレットでアカウントを作成する 1.Zoomをインストール後、アプリを立ち上げて『サインアップ』をタップ 2.メールアドレスなどの必要な情報を入力し、『サービス利用規約に同意します』にチェックを入れる 3.メールアドレスに確認用メールが送信されるため、メール内の『アクティブなアカウント』をタップ 4.アカウント作成が完了 Zoomのアカウントが作成できたら、回線が安定しているか、マイク・カメラに問題がないかのチェックも行いましょう。 ミーティング参加者の招待 ミーティング参加者の招待方法を、デバイス別に紹介します。 ※写真はイメージ ■パソコンで参加者を招待する 1.新規ミーティングを開始し、ミーティング画面の左上にある『インフォメーションマーク』をクリック 2.『招待リンク』下部にある『リンクをコピー』をクリック 3.コピーした招待リンクをメールなどで送信 4.招待が完了 インフォメーションマークをクリックした際に表示される情報の『ミーティングID』をメールに添付し、相手を招待する方法もあります。 ■スマホで参加者を招待する 1.新規ミーティングを開始し、画面下部メニューの『参加者』をタップ 2.『招待』をタップ 3.『メールの送信』『メッセージの送信』『連絡先の送信』『URLのコピー』が表示されるため、招待方法を選択 4.招待が完了 ホスト権限による会議の管理 ※写真はイメージ ミーティング主催者は、ホスト権限によって会議の管理を行うことが可能です。主催者が管理できる項目をいくつか紹介します。 ・参加者をミュートする 参加者の音声を聞こえない状態にします ・参加者のビデオを停止する 参加者がビデオを閲覧できないようにします ・参加者の画面共有を防止する 参加者が画面共有をできないようにします ・参加者を保留状態にする 参加者のビデオ・音声再生を一時的に無効にします 主催者の発言を強調したい時や、会議中に一部メンバーのみで共有したい情報を扱う時は、ホスト権限を利用して会議を適切に管理することが大切です。 Zoomで会議を行うメリット・デメリット 新型コロナウイルス感染症の流行に伴う『新しい生活様式』において、Zoomによるオンライン会議は急速に普及しました。しかし、オンライン会議を実施できるツールは、Zoom以外にも多数存在します。 以下では、Zoomで会議を行うメリット・デメリットを解説します。Zoomとほかのツールを比較検討する際、参考にしてください。 【メリット】多機能で誰でも使える Zoomのメリットは、多機能で誰でも使えることです。具体的な4つのメリットを紹介します。 ※写真はイメージ ■パソコン・スマホがあれば誰でも参加できる Zoomの会議に参加する方法は、主催者が招待したURLをクリックするだけです。参加者はパソコン・スマホがあれば誰でも手軽に会議に参加できます。 ■さまざまな機能が使える Zoomは画面共有機能や遠隔操作機能、録画機能といった便利な機能がそろっています。さまざまな機能を利用することで、主催者と参加者が柔軟に意志疎通を図ることが可能です。 ■接続が安定している Zoomは通信中のデータ量を抑えるように設計されていることが特徴です。そのため、大人数の会議でも接続が安定しており、通信が途切れにくくなっています。 ■背景画像を自在に変えられる Zoomの利用者は、会議中の背景画像をバーチャル背景機能で自在に変えられます。在宅勤務中のオンライン会議も、背景を変えれば自室を映すことがなく、プライバシーを守ることが可能です。 【デメリット】無料プランでは機能に制限がある Zoomの具体的なデメリットと解消するための方法を紹介します。 ※写真はイメージ ■無料プランの場合は機能に制限がある Zoomの無料プランは、最大接続人数が100人に制限されています。さらに3人以上の会議を行うと40分の時間制限が付くため、Zoomの無料プランは長時間の会議に適していません。大規模もしくは長時間の会議を開催する時は、Zoomの有料プランを利用しましょう。 ■最低限のチャット機能しか利用できない Zoomにもチャットツールが備わっていますが、機能自体はシンプルとなっています。そのため、会議の内容について事前にテキストで話し合ったり、多数のファイルを共有したりする場合は、ビジネス向けチャットアプリを別に用意しておくことが得策です。 まとめ Zoomはオンライン会議が実施できるクラウドサービスであり、パソコンやスマホなどのデバイスで利用できます。 会議・社内研修・セミナー・講演会などあらゆるビジネスシーンで活用できるZoomは、新しい生活様式となった現代には欠かせないツールといえるでしょう。 一方、Zoomは手軽に利用できる大変便利なサービスですが、会議を主催する場合は事前準備をしておく必要があります。 会議直前に、慌ててアカウントの登録や参加者の招待を行うことのないよう、早い段階で手順を確認しておきましょう。 【関連記事】 スマホでのZoomの使い方 スマホで利用する際の注意点も 【Mac】パソコンでのZoomの使い方 便利な機能4選も紹介 [文・構成／grape編集部] 関連ワード Zoomウェブ会議テレワーク この記事をシェアする Share Tweet LINE
オンライン会議ツールは、映像・音声を通じて、遠隔地にいる相手とのコミュニケーションを可能にします。リモートワークが普及した近年では、もはや欠かせないツールといえるでしょう。
多彩な種類が存在するオンライン会議ツールの中でも、特に有名なのが『Zoom』です。
当記事では、Zoomの主な機能・活用方法から、Zoomで会議を主催する方法、Zoomのメリット・デメリットまでを紹介します。Zoom会議を主催する人も、会議に参加する人も、ぜひ参考にしてください。
Zoomとは？主な機能・活用方法
Zoomとは、時間や場所の制限を受けることなくオンライン会議が実施できるクラウドサービスの名称です。
Zoomはパソコン・スマホ・タブレットなどの幅広いデバイスに対応しており、会議に参加する際、難しい導入手順や設定を行う必要がありません。
Zoomの機能は、ビジネス目的に最適化されていることが特徴です。Zoomの主な機能や活用方法を紹介します。
会議
Zoomは高画質のビデオ出力と高音質の音声出力に対応しており、オンライン上で会議をストレスなく開催できます。会議の最大接続数は無料版でも上限が100と、小～中規模の会議であれば十分な接続数です。
※写真はイメージ
会議内容をローカルまたはクラウドに自動保存する機能もあるため、会議の議事録作成にかかる手間を省くこともできます。
また、Zoomには、主催者のデスクトップ画面を参加者全員に共有表示できる『画面共有機能』があることも特徴です。テキスト・画像・動画などの資料共有を実施することで、効率的な会議進行が実現できます。
社内研修
Zoomの画面共有機能では、ホワイトボード画面を共有することもできます。ホワイトボード画面を共有すると、画面上に書き込んだテキストやイラストが参加者全員に共有されるため、オンラインの社内研修を実施する時に便利です。
講師がZoomのホワイトボード画面に研修内容を書くことで、参加者に分かりやすく情報を伝えられます。
また、Zoomで社内研修を実施する時は、『ビデオブレイクアウトルーム』の機能も活用しましょう。ビデオブレイクアウトルームでは、参加者を小規模なグループに分割できます。
オンラインの社内研修でグループワークを実施したい時に便利な機能です。
無料オンラインホワイトボード5選！アイディアを簡単に共有しよう
セミナー・講演会
Zoomでは、オンラインセミナー・講演会の実施に適したウェビナープランも提供されています。Zoomのウェビナープランは、相互にやり取りができる最大100人のパネリストと、最大1万人の閲覧者に対応できることが特徴です。
※写真はイメージ
また、Zoomのウェビナープランでは、開催しているセミナー・講演会の内容を動画配信サイトにリアルタイム配信できる機能もあります。動画配信サイトで配信することで、多数のユーザーにセミナー・講演会を閲覧してもらうことが可能です。
Zoomで会議を主催する方法
Zoomを使った会議を主催者の立場で実施するためには、いくつか準備をしなければなりません。
例えば、Zoomのアプリをインストールする以外にも、アカウントを作成するほか、会議の参加者を招待するなどの事前準備が挙げられます。ここでは、Zoomで会議を主催する方法や流れを解説します。
アカウントの作成
Zoomのアカウント作成方法をデバイス別に紹介します。
※写真はイメージ
■パソコンでアカウントを作成する
1.Zoomの公式サイトで、画面右上の『新規アカウント登録（無料）はこちら』をクリック
2.生年月日を入力し、『続ける』をクリック
3.『無料サインアップ』の画面でメールアドレスを入力し、『サインアップ』をクリック
4.受信した確認用メール内の登録URL、もしくは『アクティブなアカウント』をクリック
5.『Zoomへようこそ』の画面で必要な情報を入力し、『続ける』をクリック
6.アカウント作成が完了
■スマホ・タブレットでアカウントを作成する
1.Zoomをインストール後、アプリを立ち上げて『サインアップ』をタップ
2.メールアドレスなどの必要な情報を入力し、『サービス利用規約に同意します』にチェックを入れる
3.メールアドレスに確認用メールが送信されるため、メール内の『アクティブなアカウント』をタップ
4.アカウント作成が完了
Zoomのアカウントが作成できたら、回線が安定しているか、マイク・カメラに問題がないかのチェックも行いましょう。
ミーティング参加者の招待
ミーティング参加者の招待方法を、デバイス別に紹介します。
※写真はイメージ
■パソコンで参加者を招待する
1.新規ミーティングを開始し、ミーティング画面の左上にある『インフォメーションマーク』をクリック
2.『招待リンク』下部にある『リンクをコピー』をクリック
3.コピーした招待リンクをメールなどで送信
4.招待が完了
インフォメーションマークをクリックした際に表示される情報の『ミーティングID』をメールに添付し、相手を招待する方法もあります。
■スマホで参加者を招待する
1.新規ミーティングを開始し、画面下部メニューの『参加者』をタップ
2.『招待』をタップ
3.『メールの送信』『メッセージの送信』『連絡先の送信』『URLのコピー』が表示されるため、招待方法を選択
4.招待が完了
ホスト権限による会議の管理
※写真はイメージ
ミーティング主催者は、ホスト権限によって会議の管理を行うことが可能です。主催者が管理できる項目をいくつか紹介します。
・参加者をミュートする
参加者の音声を聞こえない状態にします
・参加者のビデオを停止する
参加者がビデオを閲覧できないようにします
・参加者の画面共有を防止する
参加者が画面共有をできないようにします
・参加者を保留状態にする
参加者のビデオ・音声再生を一時的に無効にします
主催者の発言を強調したい時や、会議中に一部メンバーのみで共有したい情報を扱う時は、ホスト権限を利用して会議を適切に管理することが大切です。
Zoomで会議を行うメリット・デメリット
新型コロナウイルス感染症の流行に伴う『新しい生活様式』において、Zoomによるオンライン会議は急速に普及しました。しかし、オンライン会議を実施できるツールは、Zoom以外にも多数存在します。
以下では、Zoomで会議を行うメリット・デメリットを解説します。Zoomとほかのツールを比較検討する際、参考にしてください。
【メリット】多機能で誰でも使える
Zoomのメリットは、多機能で誰でも使えることです。具体的な4つのメリットを紹介します。
※写真はイメージ
■パソコン・スマホがあれば誰でも参加できる
Zoomの会議に参加する方法は、主催者が招待したURLをクリックするだけです。参加者はパソコン・スマホがあれば誰でも手軽に会議に参加できます。
■さまざまな機能が使える
Zoomは画面共有機能や遠隔操作機能、録画機能といった便利な機能がそろっています。さまざまな機能を利用することで、主催者と参加者が柔軟に意志疎通を図ることが可能です。
■接続が安定している
Zoomは通信中のデータ量を抑えるように設計されていることが特徴です。そのため、大人数の会議でも接続が安定しており、通信が途切れにくくなっています。
■背景画像を自在に変えられる
Zoomの利用者は、会議中の背景画像をバーチャル背景機能で自在に変えられます。在宅勤務中のオンライン会議も、背景を変えれば自室を映すことがなく、プライバシーを守ることが可能です。
【デメリット】無料プランでは機能に制限がある
Zoomの具体的なデメリットと解消するための方法を紹介します。
※写真はイメージ
■無料プランの場合は機能に制限がある
Zoomの無料プランは、最大接続人数が100人に制限されています。さらに3人以上の会議を行うと40分の時間制限が付くため、Zoomの無料プランは長時間の会議に適していません。大規模もしくは長時間の会議を開催する時は、Zoomの有料プランを利用しましょう。
■最低限のチャット機能しか利用できない
Zoomにもチャットツールが備わっていますが、機能自体はシンプルとなっています。そのため、会議の内容について事前にテキストで話し合ったり、多数のファイルを共有したりする場合は、ビジネス向けチャットアプリを別に用意しておくことが得策です。
まとめ
Zoomはオンライン会議が実施できるクラウドサービスであり、パソコンやスマホなどのデバイスで利用できます。
会議・社内研修・セミナー・講演会などあらゆるビジネスシーンで活用できるZoomは、新しい生活様式となった現代には欠かせないツールといえるでしょう。
一方、Zoomは手軽に利用できる大変便利なサービスですが、会議を主催する場合は事前準備をしておく必要があります。
会議直前に、慌ててアカウントの登録や参加者の招待を行うことのないよう、早い段階で手順を確認しておきましょう。
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[文・構成／grape編集部]