【ビジネス】『ご査収』の正しい使い方や注意点を徹底解説！

ビジネスシーンで頻出の『ご査収』。皆さんは正しく使えているでしょうか。何気なく使っていると、表現によっては相手に不快感を与えてしまうかもしれません。

この記事では『ご査収』について、類語や例文、使用する時の注意点まで解説します。適切な表現方法を知り、日々のコミュニケーションに役立ててみてください。

『ご査収』とは

使い方を学ぶ前に、まずは『ご査収』という語句そのものについて学びましょう。

『ご査収』の意味とは？

『ご査収』は、『ごさしゅう』と読みます。『ご』は尊敬を表しており、『査収』は金銭や書類などをよく調べて受け取ることを意味する言葉です。受け取り時に確認をお願いしたい時に、使用するのが一般的ですね。

『ご査収』の類語と意味合いの違い

『ご査収』には近い意味を持つ言葉が複数あります。ニュアンスは異なりますが、どの語句もビジネスシーンで頻出です。どういう状況で何を使用するとよいか説明するので、使い分けられるようになりましょう。

ご確認

『確認』とは、はっきり確かめることを意味する言葉です。受け取ってもらうものがない場合でも使用できます。

『ご査収』の代わりに『ご確認』を使用しても問題ありませんが、『ご査収』を使うことで、「受け取ってほしいものがある」ということがより伝わることでしょう。以下は『ご確認』を使用した場合の例文です。

ご高覧

『高覧』とは、相手を敬う時に使用する表現であり、目上の人が見ることを指します。『ご高覧ください』など、お願いする時に使うことが多く、『ご覧ください』よりもさらに丁寧な表現です。

社内外どちらでも使用できますが、かなりかしこまった表現なので、相手に心理的距離を感じさせてしまう場合があります。相手や状況を見極めて使用しましょう。以下は例文です。

ご検収

『検収』とは、納品物が発注した通りであるか検査して受け取ることを意味します。『査収』も『検収』も受け取って確認することを表しますが、『検収』は品物が依頼通りかどうか確かめる点がポイント。以下は例文です。

ご査証

『査証』は、調査して問題がなければ証明を与えることを指す言葉です。『査収』と漢字は似ていますが、意味合いが異なるので注意してください。海外への入国許可証である、ビザを査証ということもあります。

『ご査証ください』と表現した場合、「間違いなどがあるので、きちんと確認して証明してほしい」という強めの依頼を意味します。無礼な印象を与えることもあるので、使う時は相手や状況に気を付けましょう。以下、例文です。

『ご査収』を英語で表現すると？

『ご査収』を意味する英単語は存在しないため、『確認する』といった意味の単語やフレーズを用いて表現します。また、『ご査収』の『ご』は尊敬を意味するため、丁寧な伝え方となるよう心がけてください。

確認をお願いする時は『check』や『confirm』を使うとよいでしょう。『見る』を意味する『look』や、『読む』を意味する『read』も確認をうながす時に使用できます。

相手に依頼をする時は、『Please〜』を使用することが多いと思いますが、上司や取引先の人に対して使うのは丁寧さに欠けているためよくありません。『Could you〜』や『Would you～』というフレーズがよいでしょう。

また、『Please find enclosed～』という表現も使用されることがあります。『enclosed』は『同封された』という意味で、『find』は『見つける、確かめる』という意味です。『ご査収』の意味にもっとも近いフレーズといえるでしょう。

『ご査収』の使い方

『ご査収』は、使用する相手や状況を見極めないと、失礼な印象を与える場合があります。例文とともに、使い方を理解しましょう。

『ご査収』を使った例文

普段使い慣れない言葉は、フレーズを覚えて使いこなせるようになるのがおすすめです。よく使われる表現を４つご紹介します。例文を参考にしてみてください。

ご査収ください

もっともカジュアルな印象を与える表現です。心理的距離の近い上司へのメールなどで使ってみましょう。

ご査収願います

『ご査収ください』よりも丁寧な表現となります。

ご査収のほど

丁寧な印象を与える表現です。取引先やクライアントに使用するとよいでしょう。

ご査収の上

資料などを受け取って確認した後に、行動を求める時に使用します。

『ご査収』を使う時の注意点

『ご査収』は、表現や場面に応じて適切な使い方が変わります。注意点について理解しておきましょう。

目上の人に使う時

『ご査収』は敬語表現なので、目上の人に使うことは基本的に問題ありません。ですが、『ご査収ください』の『ください』は、丁寧ながらも命令形に当たるため、対応を強制されているように受け取られる可能性があります。

相手に合わせて、『ご査収願います』や『ご査収のほど、よろしくお願いいたします』などを使うようにしましょう。

文語表現のため口語では使用しない

『ご査収』は、一般的に文語表現に当たる言葉です。口語ではあまり使用しません。ビジネスメールで使用することが多いフレーズです。

口語では、書類などを直接手渡しすることが多いので、『ご確認ください』や『ご確認の上お納めください』を使うとよいでしょう。

確認対象を明確にする

『ご査収』は、受け取って確認してほしいものがある時に使用する言葉です。添付物や郵送物がない時には使用するのは誤りとなります。対象物を明確にしないと、相手が混乱するので注意しましょう。

『ご査収』を使って確認を依頼された時の返信は？

『ご査収ください』といわれた時は、確認後に返信する必要があります。送付された資料などの内容をきちんと確認したことを含めて伝えましょう。

メールを受け取った後にすぐ確認ができない場合は、『拝受しました』『受領しました』と、まずは受け取った旨を連絡するのがベストです。いつ確認するか、いつまでに確認後の連絡を行うかも伝えられるとなおよいといえます。

確認後、問題がなかった場合は、「問題ありませんでしたので、引き続きよろしくお願いいたします」「懸念点は特にありませんので、次の手順を進めていただければと思います」などと返信しましょう。

問題があった場合は、修正事項を伝えてください。「いくつか修正していただきたい箇所がありますので、ご確認お願いいたします」など丁寧な表現でお願いするとよいですね。

『ご査収』の意味を知って正しく使おう

『ご査収』の意味や使い方をご紹介しました。日常生活で使うことは少ないですが、ビジネスシーンでは頻出の言葉です。使いこなせるように、ぜひ例文や類語を覚えてみてください。

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[文・構成／grape編集部]