『記載』と『記入』の違いとは？使い分け方と例文を解説
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「『記載』と『記入』の違いが分からず、使い方に迷う」
「文書作成の際に『記載』と『記入』のどちらを使えばよいのかが分からない」
このようなお悩みを抱えていませんか。
文書作成をする際に『記載』と『記入』を正しく使い分けることで、スムースな情報伝達が可能です。
本記事では『記載』と『記入』の違いについて解説しています。それぞれの意味や使い分け方、具体的な例文もまとめました。
『記載』と『記入』の英語表現のほか、『記述』や『明記』などの類語についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
『記載』と『記入』の違いとは？
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『記載』と『記入』は、どちらも文字を書き記す行為です。ただし、それぞれの意味や使い方は異なります。
『記載』とは、情報を文書や書類に書き記すことです。公的な文書や書類では、主に『記載』が使われます。
一方『記入』は、フォームや空欄に情報を書き入れることです。どちらかというと『入力』のニュアンスが強くなります。
『記載』は文書全体への記述で『記入』は特定の欄への書き込みと考えると分かりやすいでしょう。
『記載』と『記入』の使い分け方
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『記載』と『記入』を正しく使い分けるために、それぞれの意味と用途を把握しましょう。
『記載』は、正式な文書に情報を掲載する時に多く使われる言葉です。契約書や報告書など、主に公的な書類で情報を共有する際に使われます。
一方『記入』とは、用紙やフォームの指定された欄に情報を書き込むことです。アンケート用紙や申込書に、必要事項を書き込む際に使います。
『記載』と『記入』それぞれの例文
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『記載』と『記入』を正しく使い分けることで、的確に意図を伝えられます。両者の違いを理解することで、より円滑なコミュニケーションができるでしょう。
ここからは、それぞれの例文と使い方を解説します。
『記載』を使用した例文
『記載』を使用した例文は、以下の通りです。
『記載』は、公式な文書に情報を書き込むことを意味します。報告書や申請書など、正式な書類に用いられる表現です。
『記入』を使用した例文
『記入』を使用した例文は、以下の通りです。
『記入』は、名簿やアンケート用紙の空欄に情報を書き込む際に使用します。日常的な手続きで、よく使われる表現です。
『記載』と『記入』は英語でどう表現する？
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『記載』と『記入』を英語でどう表現するのかも知っておくと、外国人相手にやり取りをする際に役立つでしょう。
『記載』の英語表現と例文
『記載』の英語表現には、『書く』という意味の『write』や『record』が用いられるといわれています。
それぞれの単語を使用した例文は、以下をご覧ください。
【『write』の例文】
・Write the date at the top of the form.
（フォームの上部に日付を記載してください）
【『record』の例文】
・The results are recorded in the report.
（結果は報告書に記載されています）
『write』は用紙に書き入れるよう、うながす際に使えます。一方で『record』は、報告書など公式の記録に使うのが適しているようです。
『記入』の英語表現と例文
『記入』は、『fill in』『fill out』がよく使われるのだとか。
『fill in』は一部の項目を埋める時に、『fill out』は全項目を埋める時に使われるため、使い分けに注意が必要です。例文は以下の通り。
【『fill in』の例文】
・Please fill in your name and date of birth.
（名前と生年月日を記入してください）
【『fill out』の例文】
・Please fill out this application form completely.
（この申込書にすべて記入してください）
名前や生年月日、空欄など、一部の記入を求める時は『fill in』、すべての記入をうながす時は『fill out』と覚えておきましょう。
『記述』『明記』『記録』『入力』などの類語の意味
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『記載』と『記入』の類語として『記述』『明記』『記録』『入力』などがあります。これらの単語は意味を混同しやすいため、適切に使い分けることが大切です。
それぞれの意味を、例文とともに紹介します。
『記述』とは、文章で書き表すこと
『記述』は、情報やデータを文章で表現することを指します。学術書や、公式文書で用いられる言葉です。
例えば、契約書やレポート、教科書などで使われています。
『記述』を使用した例文は、以下の通りです。
『記述』は、情報を正確かつ詳細に伝えたい場合に使われる言葉です。契約書や報告書のように、論理的で明確な文章が求められる場合は『記述』が適しています。
また、学術的な資料で、事実や背景を説明する際にも適した表現です。主に、正確さと論理性が求められる場面で使用します。
『明記』とは、はっきり分かるように書き記すこと
『明記』とは、特定の情報を書き記すことを意味します。責任や条件を明確に伝える際に使われる言葉です。
契約書や公的文書に多く使用されます。
『明記』を使用した例文は、以下の通りです。
『明記』は、情報を正確かつ分かりやすい形で記すのに使われます。誤解やトラブルを防ぐために、注意喚起として使用されることが多いです。
『記録』とは、事実や出来事を残すために書きとめること
『記録』は、事実や出来事を保存するために書きとめる行為です。『過去の出来事やデータを保持する』という意味で使われます。
『記録』を使用した例文は、以下の通りです。
『記録』は、出来事や情報を正確に残し、後から確認や共有ができるようにすることです。情報を保存するための言葉として使われます。
『入力』とは、機器やシステムに情報を挿入すること
『入力』は、機器やシステムに情報を挿入することを指す言葉です。
主にパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデジタルデバイスに情報を挿入する際に使われます。文字や数字、画像など、さまざまな情報が対象です。
『入力』を使用した例文は、以下の通りです。
『入力』は、情報を正確に伝え、システムや機器を正しく動作させることを指します。
『ログイン』や『データ管理』などの日常業務で、多く使用する言葉です。
『記載』とは情報を書き記すことで『記入』とは項目を埋めること
『記載』と『記入』の違いや、使い分け方について解説しました。
『記載』は、情報を文書や書類に書き記し、内容を明確に伝えるための行為です。
一方『記入』は、用意されたフォームや空欄に必要事項を書き加えることを意味します。
それぞれの意味を理解し、適切に使い分けることが重要です。文書作成や情報伝達を正しく行うためにも、両者の違いを理解しましょう。
[文・構成／grape編集部]