『備忘録』とは？ 意味や例文、書き方を解説
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『備忘録』の意味をご存じでしょうか。なんとなく「忘れないように記録しておくものだ」と認識している人が多いかもしれません。
『備忘録』は作成しておくと私生活や仕事で活躍してくれるアイテムになりますし、意味を理解しておくことで会話や文章にも生かせるでしょう。そこで、この記事では『備忘録』の意味や使い方を紹介していきます。普段の会話や文章にご活用ください。
『備忘録』とは
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忘れないようにあらかじめ用意しておいたメモやノートを『備忘録』といいます。とても幅広い意味で使われる言葉で、具体的にはブログやTODOリストも『備忘録』といえるでしょう。
意味は？
後で必要になることを想定して書いておいたメモやノートを『備忘録』といいます。
会議などの記録や授業の板書をノートに書くのとは違い、内容を詳細に記録するものではありません。重要だと思ったことを箇条書きなどで簡単にメモしたものが『備忘録』。
個人用ではなく、会社などで共有する場合は複数人で見ても内容が分かるように書きましょう。
忘備録・議事録との違いは？
『忘備録』は『備忘録』と同じ意味で、『備忘録』の言い換え表現に使える言葉です。
『議事録』も『備忘録』ですが、会議の内容を詳細に記録したものを一般的には『議事録』といいます。共有や記録として残すため、箇条書きではなく、会議の内容を誰が見ても分かるように記録しなければなりません。
『備忘録』を使った例文
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『備忘録』という言葉を普段の生活で使いやすいように、生活の場面とビジネスの場面に分けて例文を紹介していきます。
【生活】
ビジネスシーンでは会議やチームでの共有事項をまとめるツールとして役に立ちます。
【ビジネス】
『備忘録』を作るメリット
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『備忘録』のメリットは物事を振り返り、情報の整理や忘れてしまった記憶を呼び起こせることです。
簡単に作れて、要点やポイントが見やすくなり、サッと見直せるので、仕事のミスを防ぎ、作業の効率を上げる重要なツールとなります。
普段の生活から『備忘録』を記録することで記憶の補助としても使うことができます。日記など日々の『備忘録』を記録するのがおすすめです。
情報を整理できる
会議や講義は資料や教科書を見ながら行いますよね。内容を詳細に記録していると、進行のスピードについていけず内容も分からずメモもとることができません。
『備忘録』は、要点や自分の気になったところをメモするだけなので短い時間で記録することができます。
要点をまとめていれば、ざっと見るだけで何のメモだったのかすぐに思い出すことができます。物事を振り返って改善点を考えたり計画を立てたりする時にはとても役に立ちますね。
記録しやすい
重要なポイントや自分が気になったところを簡潔にメモするだけなので、簡単に記録することができます。ツールもアプリやメモ帳など基本的には自由です。
共有する場合は相手の状況を考えて記録ツールを選ぶようにしましょう。誰かと共有する予定であればフォーマットや最低限の記入事項を確認しておくことが必要です。日付や内容に５W１Hを意識して記録することで誰にでも分かりやすいメモになっていきます。
ビジネスシーンで使える『備忘録』の書き方
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ビジネスシーンで『備忘録』はとても重要。仕事の指示を受ける時に要点やポイントをメモ書きすることもあるでしょう。
個人で見るものなのか、複数の人数で共有するものなのかで書き方などが変わるので、ビジネスシーンで『備忘録』を記録する時のポイントをご紹介します。
個人用の場合
個人用の『備忘録』に決まりはありませんが、押さえておきたいポイントは３つあります。せっかく記録したメモが何のメモだったのか、無駄にならないように気を付けましょう。
カテゴリー分けをすることでメモの紛失を防ぎます。要点やポイントを絞ることで内容にブレが生じないようにすることが可能です。メモに余白があると見やすくなり、追記をすることもできます。
共有する場合
大前提として、他部署や外部参加がある大きい会議では『備忘録』ではなく、『議事録』を作成しましょう。関わる人数が多く振り返ることも多くなるので『備忘録』では情報が不足します。
小人数や内々なメンバーぐらいの話し合いが『備忘録』が活躍する場面です。こちらもポイントは３つ。
参加メンバーで同じツールを使っておけば修正と追記や変更がしやすくなります。記録事項をあらかじめ決めておくことで内容がブレないようになるでしょう。共有するものなので内容の分かりやすさも大切です。
『備忘録』を活用してみよう
普段の生活に『備忘録』を活用することで、目標達成や健康維持に役立てることができます。
スマホには『備忘録』として使えるアプリがたくさんあるので、体重記録や食事記録のアプリなどは、毎日の健康維持に役立ちますね。
インスタグラムなどのSNSも、日々の生活やライフハックなどの情報を発信することで、自分の『備忘録』としてどんどん貯めることができます。自分の『備忘録』を発信することで誰かの役に立つことができるかもしれません。
最後に、エンディングノートや防災ノートを付けるのも、もしもの場合を想定して備える『備忘録』になります。
緊急時は、気持ちが疲弊していたり、パニックになっていたりするかもしれませんが、『備忘録』を記録しておくことで落ち着いて対処できるようになります。このように『備忘録』は普段の生活で活用できるので、ぜひ取り入れてみてください。
[文・構成／grape編集部]