テレワークメンバーのマネジメント方法は？ 5つの課題別に解説！
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新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響を受け、テレワークを実施する企業は急速に増えました。
テレワークが新たな働き方として定着する中、今までとは違う環境に合わせたマネジメントのあり方について頭を悩ませていませんか。
当記事では、テレワークにおけるマネジメントの課題や解決策のほか、上司が知っておくべきポイントも紹介します。
テレワーク環境下でマネジメントを行う際は、オフィスとは異なる視点での管理方法を知っておきましょう！
【テレワークマネジメント】課題５つとそれぞれの解決策
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『マネジメント』という言葉は『経営』『管理』といった意味で使われますが、経営や管理業務の範囲は広く、漠然と意味をとらえている人もいるでしょう。
ビジネスの現場では、経営学者ピーター・ドラッカーの「マネジメントとは、組織に成果を上げさせるための道具であり、機能であり、機関である」という言葉が多く引用されます。
つまり、マネジメントとは組織が成果を上げるためのツールや仕組みです。
また、ドラッカーはマネージャーを『組織の成果に責任を持つ者』と定義しています。
マネージャーは、責任者として組織が目標達成できるよう働きかけることが役割です。
組織のミッションを達成するために部下を動機付け、その結果を評価し、育成することもマネージャーの役割といえるでしょう。
ここから、昨今のテレワーク環境下におけるマネジメントの課題とそれぞれの解決策を説明します。
コミュニケーション量の低下
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テレワークでは、それぞれの社員が離れた場所で働いているため、オフィス勤務よりも社員同士で些細な会話や相談をする機会は少なくなります。
オンライン上でコミュニケーションを取ったとしても、レスポンスにタイムラグが生じ、コミュニケーションが円滑に進まないことはストレスの要因です。
また、オンラインでは細かいニュアンスを正確に伝えることが難しい側面も…。
さまざまな不自由さから、業務上の必要最低限のやり取りだけとなり、テレワークではコミュニケーションの量が減る傾向にあります。
＜解決策＞
管理側から積極的に１on１のコミュニケーションを図りましょう。
例えば、定期的に１on１のオンライン会議を実施し、部下の意見や些細な悩みを引き出して解決方法を考えることもおすすめです。
ただし、あくまでも目的は部下とのコミュニケーション。話す主体が部下になるよう注意し、管理側は聞き役として部下の話をうまく引き出しましょう。
１on１のオンライン会議を実施する際は、あらかじめテーマを設定すると円滑に進めることができます。
仕事上のテーマに沿って部下の意見を聞き、部下自身に解決策を考えさせ、管理側からフィードバックを行うとよいでしょう。
また、業務に限らず、趣味や休暇の過ごし方に関する話題を出すなど、部下がプライベートについて気軽に話せるよう取り図ることも効果的です。
コミュニケーション量低下の解決策について、より詳しく知りたい人は、こちらの記事もご覧ください。
テレワーク中のコミュニケーション方法！ 課題に効果的な対策とは
モチベーションの維持
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在宅勤務者の中には、自宅にパソコンなどのデバイスやインターネット環境が十分に整っていない人もいます。
こうした作業上の不自由さからモチベーションが低下することは少なくありません。
自宅では育児や家事と仕事を切り離すことができず、集中しにくい作業環境の悪さがストレスになることもあります。
＜解決策＞
テレワークでもオフィスに近い勤務環境となるようサポートすることが、有効な解決策の１つです。
パソコンや通信機器を会社から貸与したり、通信環境を整えるための手当てを支給したりするなど、一人ひとりの従業員に必要な施策を考えてみましょう。
また、通信環境だけでなく集中できる作業環境を確保することも重要。
社員によっては自宅に仕事用のスペースを確保できない場合もあります。
テレワーク実施前にヒアリングを行い、作業スペースの確保が難しい人にはカフェやコワーキングスペースの利用料金を会社負担とする方法も検討してみましょう。
具体的に、自宅での快適な作業環境を実現する方法については、こちらの記事をご覧ください。
テレワークをする部屋がない！ 自宅で快適な作業環境を実現する方法
評価基準の明確化
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テレワーク環境では、上司は部下の仕事ぶりを直接見ることができません。勤務態度や仕事の進捗状況などが把握しにくいため、部下の人事評価を行う上で支障が生じることも…。
また、評価される側の部下も、普段の働きぶりを直接見ていない上司から査定を受けることに不安や不信感を抱く傾向にあります。
＜解決策＞
テレワークの環境に合わせた評価基準を部下に明確に示しましょう。評価基準を考える際の注意点は、成果とプロセスのバランスを考えること。
テレワークでは、業務プロセスが見えにくいため、成果による評価に依存する傾向にあります。
しかし、成果だけを重視すると部下は『頑張りを認めてもらえない』と感じ、モチベーションが下がる恐れも。
成果主義に偏りすぎず、業務の過程も適切に評価することが大切です。
また、在宅勤務の社員とオフィス勤務の社員との間で不公平が生じないよう、テレワーク中の業務プロセスを視覚化する仕組みを作りましょう。
帰属意識の低下
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テレワークをしている社員の中には、会社という空間から離れて仕事をするうちに、会社への帰属意識が薄れる人もいます。
オフィスに出勤していると自然と自分の居場所を確保できますが、テレワークでは物理的にも心理的にも会社との距離を感じ、自分の居場所作りが難しくなることがあります。
次第に会社への愛着も薄れ、モチベーションが低下し、生産性が下がることも少なくありません。
＜解決策＞
部下に、個人としての目標と、チームとしての目標を持たせましょう。目標は定期的にチームで共有し、意識付けします。
チームメンバーとしての意識を持たせることで、帰属意識を高めることが可能です。
また、部下はチームにおける個人の目標が明確になることで、自分の居場所や役割を見出すことができ、やりがいも感じられるでしょう。
勤務時間の適切な管理
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テレワークにおいては、労働時間管理の難しさもマネジメントの課題です。
タイムカードで労働時間を管理している会社の場合、テレワーク中の出退勤時刻は社員の自己申告となるため、本当に申告の通りに勤務しているのかを確認することはできません。
出勤しているとしながら、実際は勤務時間中に私用をしていたとしても、気付くことは困難です。
＜解決策＞
チャットツールのアクティビティログを活用すれば、ほぼ正確な勤怠管理が可能です。
ログイン、ログアウトなどの記録が自動保存されるため、始業時刻や終業時刻を手軽に把握できます。
また、勤怠管理システムを導入する方法も効果的です。
勤怠管理システムでは、社員はパソコンやスマートフォンなどで勤怠状況を送信でき、管理者は社員の出勤状況や労働時間を簡単に確認できます。
勤怠管理ツールの中には、打刻したデータをもとに給与や社会保険料などの計算業務と連携できる便利なツールもあります。
チャットツールを導入したいと考えている人は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
ビジネスチャット１０選を徹底比較！ 使いやすくて安いツールは？
テレワークの部下がいる場合に意識したい！『マネジメントコミュニケーション』とは？
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コミュニケーション不足に陥りやすいテレワークでは、上司からの積極的なコミュニケーションを取ることがマネジメントの成功において重要な要素となります。
テレワークが新しい働き方の１つとして定着する中、上司に求められるのは『マネジメントコミュニケーション』です。
マネジメントコミュニケーションとは、目標達成に向けてチームをまとめるコミュニケーションスキルのこと。
マネジメントコミュニケーションでは、下記がポイントとなります。
傾聴力
部下が本当に聞いてほしいと思っている内容を聞き出す力
質問力
部下にすぐに答えを提示するのではなく、部下に気付きを与える質問を投げかける力
発信力
部下と上司で認識にズレが生じないよう、問題点を誰でも理解できる言葉で伝える力
管理職が『部下はこれに悩んでいるはずだ』『自分は分かるから部下にも同じ伝え方で問題ない』と思い込むと、部下と健全なコミュニケーションは取れません。
傾聴力、質問力、発信力の３つを意識し、部下のモチベーションを高める交流を持ちましょう。
まとめ
テレワークにおけるマネジメントの課題には、コミュニケーションやモチベーション、帰属意識の低下、評価や勤怠管理の難しさが挙げられます。
１on１のミーティングを実施したり、働きやすい勤務環境をサポートしたり、チームでの目標を持たせたりして、成果だけでなくプロセスも重視しましょう。
チャットツールや勤怠管理システムを活用することで、勤怠管理の手間を減らすことが可能です。
上司や管理職には、テレワーク下でもチームをうまくまとめる『マネジメントコミュニケーション』が求められます。
傾聴力、質問力、発信力を身に付け、目標達成に向けてチームの結束を強めましょう！
[文・構成／grape編集部]