テレワークでは従業員管理が難しい？　勤務・労働管理におすすめの方法

新型コロナウイルス感染症（以下、コロナウイルス）拡大の影響で、テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えています。

テレワークにはメリットもありますが、労務担当者として管理の難しさに悩んでいる人は多いでしょう。

当記事では、テレワークでの従業員管理が難しくなる理由や、労務担当者が確認するべきポイント、テレワークでも労務管理を実現する方法も紹介します。

テレワークという状況の中でも従業員管理をしっかりとしたい労務担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

テレワークでの従業員管理が難しい理由

テレワークでの従業員管理は、オフィス勤務での従業員管理と大きく異なるため、難しく感じられることが多くなります。

なぜ難しいと感じてしまうのか、原因や背景を今一度知っておきましょう。

ここでは、テレワークでの従業員管理が難しい理由を２つご紹介します。

コミュニケーションが不足するため

テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが不足しがちです。ほかの従業員の勤務状況が分からないために、管理が難しくなってしまいます。

コロナウイルスの感染が拡大する前は、不安や懸念を感じることもなく、大人数での研修を１つの会議室で実施することができました。

しかし、現在は大人数が集まることも難しい状況のため、研修をオンラインで実施する企業は珍しくありません。

また、コミュニケーションが不足すると、研修だけでなく日々の業務にも影響が出る可能性があります。

仕事の進捗状況が見えづらく、従業員が終業後も黙って家で残業していたら、労務管理側は気付くことができません。

テレワークという状況こそ、積極的なコミュニケーションが求められるでしょう。

勤務時間・勤務態度の実態が把握しづらいため

テレワークでは、勤務時間や勤務態度などの実態が把握しづらいことも、従業員管理の難しさを感じるポイントです。

例えば、勤怠管理システムで打刻をする時、基本的には従業員の自己申告になります。

打刻をしてシステム上では勤務を開始していても、実際に働いているのか管理側は確認する方法がありません。

「勤務時間中に洗濯をする」など、中抜けの時間が発生している場合もあるでしょう。

テレワーク中の従業員がサボっていないか気になる時は監視ツールなどが効果的ですが、勤務時間中に従業員を監視することは従業員に多大な負担をかけ、ハラスメントやプライバシーの問題も出てきます。

テレワークにおいて労務担当者が確認するべきポイント

これからテレワークを導入するなら、労務担当者は次の２点を確認しましょう！

従業員の労働時間

従業員の労働時間の管理は、従業員を１人でも雇っている企業に義務付けられています。

オフィス勤務はもちろん、テレワークをしている従業員の労働時間も管理しなければなりません。

労働時間を把握する時は、タイムカードやパソコンといった客観的な記録が残る方法で実施することが重要です。

また、従業員の労働時間が長くなりすぎていないかどうかも、定期的に確認しなければなりません。

コミュニケーションの取り方

テレワークでもしっかりとしたコミュニケーションが生まれるよう、コミュニケーションの取り方を確認することが重要です。

コミュニケーションが生まれない環境では、従業員同士の意思疎通が取りづらくなるため、仕事の進捗状況に影響が出ることも。

週１回は全体でのミーティングを実施する、あるいは月１回は業務以外の話もできる時間を作るなど、コミュニケーションの取り方をよく検討しましょう。

テレワークでの勤務・労務管理におすすめの方法3つ

テレワークでの勤務・労務管理は簡単ではありません。しかし、さまざまな工夫を実施するだけで、格段に従業員を管理しやすくなります。

どれも難しい方法ではないため、テレワークの導入を検討しているなら押さえておきましょう。

ここでは、テレワークでの勤務・労務管理におすすめの方法を３つご紹介します。

メール・チャットでの報告を義務化する

よく使われている方法が、メールやチャットでの報告を義務化することです。

例えば、従業員には始業前に『今日のTodoリスト』を報告するようにしておけば、従業員がどのような仕事に取り組むのか管理側も把握できます。

そして、終業のタイミングでは『今日やったこと』を報告してもらうようにしましょう。

その時は、どの仕事にどれだけの時間がかかったのか、明記させることが重要です。

必要以上に時間がかかっている場合は、なぜ時間がかかったのかを明らかにすると、業務の改善につなげられます。

チャットアプリやPCのログを取得する

チャットアプリは、ただチャットでの会話ができるだけでなく、ログを取得することも可能です。

従業員がいつチャットアプリにログインしたのか、いつログアウトしたのかを確認すると、労働時間が計算できます。

また、チャットアプリを導入していない企業の場合は、PCのログを取得する方法も。

もしPCをシャットダウンした時間が遅すぎるなら、従業員がサービス残業をしているかもしれません。働きすぎを防ぐ意味でも、ログの取得は効果的ですよ。

勤怠管理ツールを導入する

よりしっかりと管理をしたいなら、勤怠管理ツールの導入を検討しましょう。

慣れるまでは時間がかかる傾向にありますが、メールでの報告やPCのログ取得に比べれば、管理側の負担を減らすことが期待できます。

また、従業員が勤怠管理ツールを通して有給や残業の申請ができれば、面倒な手続きも簡単にすることが可能です。

勤怠管理ツールの選び方とは？

勤怠管理ツールは非常にたくさんの種類があるため、どの勤怠管理ツールを選べばいいのか、悩んでしまうことは珍しくありません。

なるべく効率のいい従業員管理を実現させたいなら、自社にとって最適な勤怠管理ツールを選べるよう、選び方について知っておくことが必要です。

ここでは、勤怠管理ツールの選び方を３つご紹介します。

労働時間を正確に把握できる

勤怠管理ツールを使って労働時間を正確に把握できるかは必須の項目です。国が進める働き方改革によって、現在は時間外労働の上限が定められています。

厚生労働省の『時間外労働の上限規制』によると、残業時間の原則は月４５時間・年３６０時間。

違反すると罰則につながってしまうため、労働時間を正確に把握できる勤怠管理ツールを選びましょう。

企業には残業時間以外にも、有給の取得義務などさまざまな義務が課せられています。

これから法改正があった時にも対応できるよう、優れた性能を持つ勤怠管理ツールを選ぶようにしてくださいね。

サポート体制が整っている

勤怠管理ツールを選ぶ時は、サポート体制が充実しているツールを選びましょう。

勤怠管理ツールの種類によっては、ほとんど使わない機能が含まれていることもあります。

あまりに機能が多すぎると、うまく使いこなせない場合もあるため、困った時に相談できるサポート体制があるかどうかが重要です。

サポート体制について確認する時は、次のポイントに注目してください。

給与システムとの連携ができる

自社に合った勤怠管理ツールを導入しても、現在使っている給与システムとの連携ができなければ、別の給与システムのツールを導入するコストがかかります。

無駄なコストが発生しないよう、給与システムと連携ができる勤怠管理ツールを選びましょう。

勤怠管理ツールの中には、打刻の記録をCSVなどで出力し、給与システムと連携できるツールがあります。

なるべく効率よく勤怠管理をしたい場合は、そういったツールを選ぶことがおすすめです。

まとめ

今回は、テレワークでの従業員管理が難しくなる理由や、テレワークでの従業員管理の方法などを紹介しました。

テレワークで従業員管理を実施するなら、チャットでの報告やログの活用といった方法がおすすめ。

また、より一元的に管理をしたい場合は、勤怠管理ツールの導入も１つの方法です。勤怠管理ツールを選ぶ時は、操作性やサポート体制の充実度などをよく確認してくださいね。

当記事を参考にして、テレワークでもしっかりとした従業員管理ができるように取り組みましょう！

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[文・構成／grape編集部]