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テレワーク中のコミュニケーション方法! 課題に効果的な対策とは

By - grape編集部  公開:  更新:

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働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響により『テレワークの導入を検討している』『テレワークを実施している』といった企業も増えてきました。

テレワーク(リモートワーク)にはさまざまなメリットがあるものの、対面でのやりとりができないことから、コミュニケーションに不安を感じる人も多いのではないでしょうか。

当記事では、テレワークを行う際のコミュニケーション上の課題や、コミュニケーション不足によって引き起こされる弊害について解説します。

コミュニケーション不足を解決する方法やポイント、テレワーク導入企業での対策も確認し、円滑なコミュニケーションや効率的な働き方を実現しましょう!

テレワーク環境下ではコミュニケーションが難しい?

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テレワークには「柔軟性の高い働き方ができる」「通勤が不要」など複数のメリットがありますが、職場の人とのコミュニケーションに不安を抱く人も少なくありません。

人事に関するさまざまな調査を行っているHR総研によると、テレワークの導入・実施前に懸念された課題として、53%もの企業が「社内コミュニケーションに関する不安」を挙げています。

また、サイボウズチームワーク総研の「テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査」では、「社内の人とのコミュニケーションが難しくなった」と回答した人は、テレワークを行っている社会人の半数以上にのぼります。

「職場の人が何をしているかが分かりにくくなった」など関係性の変化も見られ、「自分が他人の目にどう映っているかが不安」といった悩みは若い世代に多い傾向があります。

テレワークのコミュニケーションでは、「場の雰囲気や発言への反応がつかみにくい」など、対面でのやりとりとは異なる悩みも出てきます。

何気ない会話や会食での交流が減ることで、従来どおりのコミュニケーションが難しくなっていることも1つの要因でしょう。

テレワークのコミュニケーション不足が招く弊害

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テレワークでのコミュニケーション不足を解決しないまま放置すると、次のような悪影響が出るおそれがあります。

生産性が下がる

テレワークでは、メールなどテキストを使ったシステムでのやりとりが多くなります。

「文章を考えるのに時間がかかる」「返事の待ち時間が長い」など、精神的な負担や時間のロスが発生し、チームやグループ全体の生産性低下を招くケースも珍しくありません。

モチベーションが下がる

コミュニケーション不足により職場の人間関係が希薄になると、同僚どうしの信頼関係も薄れ、企業やチームへの帰属意識も低下しやすくなります。

結果として仕事へのモチベーションを維持することが難しくなり、休職や離職へとつながってしまう場合も。

テレワークでのコミュニケーション不足は、従業員にストレスなどの悪影響を及ぼす可能性が非常に高いと考えられます。

テレワークの導入前・実施中に感じたコミュニケーションに関する課題や不安は、その都度、必ず解決するよう心がけましょう。

テレワーク中のコミュニケーション不足を解決する方法

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テレワークを行っている従業員が、コミュニケーション不足に陥らないようにするためには、オンラインでのコミュニケーション方法を工夫する必要があります。

ここでは、テレワークのコミュニケーション不足を解決する方法を4つ紹介します。自社にできる解決法に取り組み、コミュニケーションの活性化をサポートできるテレワーク体制を整えましょう。

ビジネスチャットツールを活用する

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ビジネスチャットツールなどのITツールを有効に活用することにより、テレワークでも円滑なコミュニケーションを実現できます。

サイボウズチームワーク総研によると、在宅勤務時の業務連絡において『メール』『電話』といった方法を利用する人がそれぞれ7割以上を占めています。

メールや電話にもメリットはありますが、『コミュニケーションをとるのに時間がかかる』『連絡頻度が低い』などの課題も存在します。

一方で、ビジネスチャットツールのチャット機能では、頻繁かつ気軽にコミュニケーションをとることが可能です。

オンライン会議機能を使用すれば、相手の表情を見ながらコミュニケーションをとれるため、場の雰囲気や言葉のニュアンスなども読み取りやすくなるでしょう。

また、ツールによっては『チーム全員のタスクやスケジュールの管理』『必要なファイルやデータの共有』『仕事の評価』『勤怠管理』『労務管理』も行えます。

コミュニケーションを活発化して業務の可視化や情報共有を進めることにより、チーム全体の生産性向上につなげることができるでしょう。

コミュニケーションに関するルールを制定する

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テレワークでのコミュニケーションに関するルールを作ることにより、コミュニケーションの不足や行き違い、摩擦が発生するリスクを低減できます。

テレワークは近年急速に普及した働き方であるため、コミュニケーションに関するルールを設けていない企業も多いでしょう。

企業が一定のルールを制定することにより、年代や背景、価値観の異なる従業員どうしのコミュニケーションを円滑化することが期待できます。

コミュニケーションに関するルールを決める際には、チャットの送信可能時間帯やWeb会議をつなぐタイミングの目安など、自社に適した内容を考えることが大切です。

ルールを策定したら従業員に周知し、定着を図りましょう。

予定や進捗を細かく共有・報告する

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労働実態を的確に把握し、生産性の維持や向上を目指す場合、業務のスケジュールやタスクの進捗状況をこまめに共有、報告できる環境を整えることが大切です。

テレワークでは、職場で一緒に業務を行っている場合とは異なり、ほかの人のスケジュールや進捗状況を実際に見て確認することができません。

チーム全員が予定や進捗など自身の状況をこまめに共有、報告することにより、それぞれの従業員が取り組むべき仕事が明確になります。

『現在誰がどのような状態にあるか』などの情報があるだけで、自分が仕事を進めるためにどのようなやりとりを進めるべきかが明確になります。

また、従業員どうしの意思疎通が円滑になり、生産性の維持や成果の向上につなげることができるでしょう。

会議などで雑談を交わす時間を設ける

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業務内容とは直接関係のない雑談やプライベートな相談などは、従業員どうしの信頼関係の構築や、親近感を高める有効な手段となります。

一方、テレワーク下では『職場の人と雑談していない』と回答する人が約半数を占めるなど、出社の場合と比べて雑談の機会は減少傾向です。

業務外の雑談は非効率と感じられる面もありますが、『場の雰囲気を変える』『孤独感や不安感を抱える従業員が気分転換できる』など従業員側のメリットが多数あります。

企業側は『雑談専用のチャットを作成する』『Web会議の最初の5分は雑談タイムにする』など、雑談ができる仕組みを積極的に取り入れましょう。

テレワーク導入企業のコミュニケーション対策の事例

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テレワークでのコミュニケーション不足を解決するためには、テレワークを導入している企業で実際に行われている対策について知ることも重要です。

ここでは、厚生労働省の資料から、テレワーク導入企業におけるおすすめの対策事例を2つ紹介します。

株式会社お金の家庭教師

同社では従業員全員を対象にテレワークを実施しており、ITツールを活用した情報共有を徹底しています。

オンラインでのマネジメント体制も整備されているため、従業員も安心感を持ってテレワークに対応できています。

定期的に上司や部下、先輩、後輩といったチームメンバーとの交流会を設けている点も大きなポイントです。

三菱商事太陽株式会社

同社では、チャット機能やビデオ通話、画面共有機能があるツールを活用しています。

在宅勤務者はビデオ機能でオフィスの状況を遠隔確認しながら作業を進めることができ、出社しているメンバーに話しかけることも可能です。

このように、出社時と同様にやりとりできる体制を整えることで、コミュニケーション不足の解決を図っています。

テレワーク導入企業ではそれぞれの職場に適したコミュニケーション対策を実施しています。上記の方法などを参考にした上、自社に適した解決策を見つけ、生産性の維持や向上につなげましょう。

まとめ

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テレワークにはメリットもある一方、『コミュニケーション不足を招きやすく生産性やモチベーションの低下が懸念される』というデメリットもあります。

コミュニケーション不足を解決するために『ビジネスチャットツールの活用』『コミュニケーションルールの制定』などの方法を実践してみましょう。

また、テレワークを実際に導入している企業におけるコミュニケーション対策の事例をチェックすることも、コミュニケーション不足を解決する糸口となります。

さまざまな方法の中から自社に適した対策を見つけ、テレワーク業務の効率化や生産性向上を目指しましょう!


[文・構成/grape編集部]

出典
サイボウズチームワーク総研

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