テレビ会議とは？　ウェブ会議との違いやメリットを徹底比較！

働き方の多様化やテレワークの浸透により、遠隔地にいながら顔を合わせて会議ができるシステムの導入が進んでいます。

そのため、自社にテレビ会議やウェブ会議を導入したいと考える人も多いのではないでしょうか。

効果的に遠隔会議システムを活用するためには、特性や違いを理解し、自社に適したものを選ぶ必要があります。

この記事では、テレビ会議の特徴からウェブ会議との違い、メリットとデメリットまでを詳しく解説。テレビ会議の導入を検討している人は、ぜひ参考にしてくださいね！

テレビ会議のシステムを導入すべき理由

テレビ会議のシステムを導入するハードルは決して低くはありません。しかし手間や費用をかけても、システム導入を検討すべきです。

以下では、テレビ会議のシステムを導入すべき主な3つの理由を、テレビ会議の特徴を交えながら詳しく紹介します。

いつでも対面同等のコミュニケーションが取れる

テレビ会議を利用すると、画面越しに相手の顔を見ながら対話ができるため、いつでも対面と同等のコミュニケーションが可能。

同じ空間で行うやり取りと同様に、表情や仕草から、相手の考えていることを汲み取れるでしょう。

コミュニケーションにおける視覚情報は、相手に伝わる情報の中で大きな割合を占める、重要な要素です。

言語に加え、表情やジェスチャーなどの視覚情報が増えると、より円滑な意思疎通を行うことが可能となります。

また、研修やフィードバックなど、受ける側の理解度や感情の変化を読み取る必要があるシーンでもテレビ会議は役立ちます。

進行スピードや内容を、相手に合わせて柔軟に調節でき、時間を有効活用できるでしょう。

遠隔地にいても意思決定が下せる

重要事項の決定に必要な責任者が遠隔地にいる場合も、テレビ会議を使ってミーティングに参加すれば、意思決定ができます。

マネージャーやリーダー層が出張などで会社を離れている場合でも、業務が滞る心配はありません。

また、意思決定者のスケジュール変更によって、ほかの参加者もスケジュールの変更を余儀なくされることもあるでしょう。

テレビ会議のシステムを導入すれば、時間を問わずミーティングを開催できるため、社員のスケジュール変更や業務時間のロスを最小限にとどめられます。

また、経営者や管理職が現場で起きている問題に気付けないと、経営そのものに影響を及ぼしかねません。

現場と経営本部をつなぐテレビ会議によって、問題点をいち早く把握し、解決策を講じて軌道修正することが可能です。

時間的かつ経済的なコストを軽減できる

テレビ会議によって、時間の節約や経済的コストの削減が可能。

テレビ会議のシステムがあれば、会議のための出社や顧客先への移動が不要となり、移動時間を本業に充てられるほか、交通費も削減できます。

また、悪天候や交通機関の遅延により会議がキャンセルされることも避けられるでしょう。従業員の安全を確保するという点でも、リモート会議ができるテレビ会議のシステムは便利です。

さらにテレビ会議は、会議の場所代や設備費用などコストの削減にも役立ちます。

会議資料をデータ化することで、印刷や配布の手間が省ける上、置き忘れや盗難による情報漏えいのリスク回避が可能。ペーパーレス化は紙の節約に加えて、環境への配慮にもなるでしょう。

テレビ会議とは？ウェブ会議との違いを比較！

​​テレビ会議とは、専用回線と専用デバイスを用いて遠隔拠点をつなぎ、映像や音声をやり取りするリモート会議システムです。

専用のモニター、マイク、カメラを専用の通信回線で結ぶ必要があり、機器がある拠点でのみ利用できます。

多くの場合、大型レンズを備えたカメラやプロジェクターなどが付属しており、大人数での利用もスムース。

一方でウェブ会議は、パソコンやスマートフォンなどを使ってビデオ通話ができるシステムです。

インターネット接続があれば普段使っているデバイスにソフトウェアをダウンロードして利用できます。

無料から有料タイプまで種類がありますが、セキュリティ対策や通信速度の確保などに注意が必要です。

テレビ会議とウェブ会議における代表的な特徴は、下記の通り。違いを理解した上で、適切なシステムを選びましょう。

	テレビ会議	ウェブ会議
利用可能人数	数百人規模の大人数	2〜6名程度
アプリケーション共有	画面共有できるが、 データの編集は主催側に限られる	資料共有やデータ編集が 双方から可能
システムの安全性	専用回線と専用端末でのみ利用でき、 第三者が介入しにくく、安全性が高い	インターネット回線があれば 誰でも、どこからでも参加できるため、安全性が低い
外部接続方法	専用回線と専用デバイス （モニター、カメラ、マイク、スピーカーなど）が必要	専用機器は不要 招待機能などを使って 社内外問わず使える
必要なコスト	専用システムのため、 高額なケースが多い	無料から使えるクラウドサービスもあり、比較的安い
利用可能場所	システムが設置されている 拠点やスペースに限られる	自席やミーティングスペースなど、 基本的にどこでも利用可能

ただし、上記はあくまでも一般的な内容です。テレビ会議とウェブ会議にはさまざまな種類があるため、サービスごとの特徴を把握することも重要となります。

テレビ会議とウェブ会議のメリット・デメリット

テレビ会議とウェブ会議のどちらを採用すべきか迷った際は、機能性やユーザビリティなどを比較検討しましょう。

以下では、テレビ会議とウェブ会議それぞれのメリットとデメリットや、おすすめの利用シーンを説明します。自社にどちらが適しているかを見極めるために参考にしてくださいね。

大規模な会議なら『テレビ会議』

テレビ会議のメリットとデメリットは次の通りです。

安定したネットワーク環境を確保できるテレビ会議は、数十人～数百人規模の会議に対応可能です。

専用回線により国内外問わず安定した通信を確保できるため、国際会議や海外のクライアントとの打ち合わせにも活用できます。

また、大人数が参加する医療会議、工事現場と経営本部の打ち合わせ、全社発表会、表彰式などのシーンにも適しています。

ただし、専用のデバイスや通信回線を設置するため、初期費用や運用コストがかかります。

場合によっては、テレビ会議用拠点の拡大に伴う大幅な設備費用が発生するでしょう。また、経年とともに機器が劣化すると、買い替えなければならない点もデメリットといえます。

気軽に開催するなら『ウェブ会議』

ウェブ会議のメリットとデメリットは次の通りです。

普段使っている端末とインターネット接続だけで利用できるウェブ会議は、少人数でのミーティングや移動中の確認連絡など、気軽なやり取りに適しています。

また、クライアントとの打ち合わせや上司と部下のマンツーマン会議、採用面接などのシーンでも使用可能です。

システムは無料から有料までさまざまな価格帯のサービスがあるものの、テレビ会議のシステムよりは低料金であるため、導入コストを抑えられます。

ウェブ会議のデメリットとしては、インターネット環境によって映像や音声が乱れるほか、通信が切断されるという点が挙げられます。

利用者が増えると通信が不安定になりやすいため、５〜６人以上で使用する場合は、安定した通信環境が必要です。

まとめ

テレビ会議は、専用のデバイスと通信回線を用いる遠隔会議システムです。通信環境が安定しやすいため、大人数や海外との会議にも適しています。

初期費用や設備費用などは比較的高額であるものの、セキュリティ面や映像、音声のクオリティを考慮すると、導入する価値は十分にあるでしょう。

多様な働き方を実現するためには、適切なシステムを導入し、活用していくことが大切です。

テレビ会議とウェブ会議の違いを参考にして、自社に最適な遠隔会議システムを取り入れ、ビジネスに役立ててくださいね！

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[文・構成／grape編集部]