そのメール失礼かも！？ 印象が良くなる大人のメール術
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毎日の仕事に欠かせない、メールでのやりとり。自分では気づかないうちに、表現が曖昧だったり、実は失礼な言い回しを使っていたり…、メールに変な【書きグセ】がついていませんか？
今回はちょっとした気配りで、わかりやすくて気持ちが伝わるメールの書き方のポイントをご紹介します。
御礼のメール
悪い例
これは典型的な悪い例。御礼のメールなのに、そっけなさ過ぎて「ありがとう」という感謝の気持ちがあまり伝わってきません。次のように書き換えると、ぐっと良い印象のメールになります。
件名「御礼」
⇒「〇月〇日資料送付の御礼」に。
漠然とした件名では用件が推測できないので、開封が後回しにされる可能性も。内容を具体的に示しましょう。
「ありがとうございました」
⇒「お忙しいところ、さっそくお送りいただき、ありがとうございました」
「ありがとうございました」だけでは、何に対して御礼を述べているのかが明確ではありません。一言加えるだけで、相手の行為への感謝の気持ちが明確になるので、好印象に。
「取り急ぎ」
⇒「取り急ぎ、御礼申し上げます」
定番フレーズの「取り急ぎ」は、目上の方には失礼な印象を与えてしまいます。 記憶に残りやすい結びの言葉こそ、丁寧な表現を選びましょう。
お詫びのメール
悪い例
お詫びのメールも、何に対して詫びているのかが明確にわかる内容にすることが大切です。次のように書き換えましょう。
件名「お詫び」
⇒資料送付遅れについてのお詫び
「大変申し訳ございませんでした」
「二度とこのようなことがないように厳重に注意いたします」
謝罪の言葉に加え、今後どうするかを一言書き加えることで、反省の気持ちや誠意を伝えることができます。
問い合わせへの返答メール
悪い例
具体性に欠けるメールは、まるで定型フォーマットをそのまま書き写したように見えるため、誠意が感じられません。また「了解しました」は使いやすいフレーズですが、目上の人に使うのは失礼です。次のように書き換えてください。
「了解しました」
⇒「ご質問の件、確かに承りました」
「もうしばらくおまちくださいませ」
⇒「〇月〇日までには、返答いたします」返答を待たせる際は、できるだけ具体的な日付を入れましょう。
日時の調整メール
悪い例
丁寧に書こうとするあまり、依頼内容が曖昧になってしまうと、返事が後回しにされがちです。特に日時調整は具体的な日時をこちらから提案して、スムーズに調整が進むように促しましょう。
「なるべく早めにお願いできると助かります」
⇒「〇月〇日（月）、△日（火）のいずれかにお願いできると助かります」
「ご都合のよい日時と場所をご提示ください」
⇒「恐れ入りますが〇月×日（木）の正午までに、ご都合の良い日時と場所をお知らせください」
時間の無駄を省くためにも、返事の締め切りをあらかじめ伝えるようにしましょう。
誘いを断るメール
悪い例
誘いを断る際には、相手に「誘われて迷惑なの？」と思わせないように、「行けなくて残念です」という気持ちがしっかり伝わる文面にしましょう。いけない理由だけでなく、残念な気持ちを一言書き添えて誤解を避けましょう。
「出張のため出席できません」
⇒「誠に不本意なのですが、出張と重なってしまい、出席できません」
「取り急ぎご連絡いたします」
⇒「せっかくお誘いいただきましたのに、申し訳ございません。なにとぞご容赦くださいますようお願いいたします」
メールでは細かいニュアンスが伝わりにくいもの。そっけなく感じさせてしまわないように、誘いを断る際のメールは通常よりも丁寧に書くよう心がけましょう。
いかがでしたか？目上の人にも「了解です」や「取り急ぎ」を多用していた…という方、意外と多いのでないでしょうか。
メール１本で相手に悪印象を与えてしまうのは、非常にもったいないこと。相手と状況に応じたメール術を身に付けて、印象UPを狙いましょう。