テレワークで業務効率が下がる理由とは？　生産性を高める方法も紹介！

新型コロナウイルス感染症の影響による非対面や非接触の促進を背景に、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークの実施にともない以前と違う労働環境になったことで、「生産性が下がった」と課題を感じている人もいるのではないでしょうか。

そこで当記事では、テレワークで業務効率が落ちる原因を明確にした上で、生産性を高める方法をご紹介します。テレワークでの業務を効率化させて、成績を上げたいと考えている人は、ぜひ参考にしてくださいね。

テレワークで業務効率が落ちる原因

テレワークはオフィスと異なり、業務に取り組む上での環境や整備が十分ではないため、業務効率が落ちやすくなります。仕事内容や同居人の有無などによっては、業務効率が大幅に落ちるケースもあるのです。

ここでは、テレワークで業務効率が落ちる原因を詳しく解説します。

ほかの社員との意思疎通がしにくい

テレワークでは、オフィスワークのように同じ空間内でほかの社員とコミュニケーションをとれないため、意思疎通や情報共有がしにくいといえます。

メールやテレビ電話、チャットなど、オンライン上でのコミュニケーションが中心です。

特に、文章だけでコミュニケーションをとる場合は、自分の考えがうまく伝わらないケースが多くなります。

それどころか、相手の考えを正しく理解できず、何度もやり取りを繰り返したり、ズレが生じたまま業務を進めてしまったりするケースも。

テレワークで円滑に意思疎通をするためには、離れた場所でもコミュニケーションをとりやすくするツールの導入や仕組みの整備が必要です。

業務に対して極端なこだわりがある

業務に対して極端なこだわりがある場合も、テレワークで業務効率が落ちる要因となります。

仕事に集中するあまり細かな部分まで気になってしまうと、業務は進みません。

特にテレワークでは、周囲にほかの社員がいないため、自分の業務に没頭しやすくなったり、直接指示される機会が減ったりすることも影響しています。

業務に対して真剣に取り組むこと自体は、社員として理想的な姿勢です。ただし、細部にこだわりすぎずに、ある程度割り切りながら業務を進めるなどの工夫も必要となります。

人目がなく緊張感が薄れる

周囲にほかの社員がいないことで『見られている感覚』がなくなり、緊張感が薄れる人も少なくありません。あまりにリラックスしてしまうと、業務に対して集中できなくなり、生産性が低下します。

ただし、適度に緊張感が抜ける分には業務の効率化を下げることはなく、むしろ本来の能力を発揮しやすくなる場合も。緊張感とリラックスの適度なバランスを保つことがポイントです。

生活感のあるものが視界に入り集中できない

在宅勤務の場合、生活感のあるものが目に入りやすく、集中できなくなるケースもあります。

スマホや部屋の装飾品などが目に入る場合、リラックスモードに入りかねません。同居人がいる場合は生活音が気になり、仕事に集中できなくなることもしばしばです。

生活感のあるものが視界に入って集中できない場合は、仕事場所を変えたり、レイアウトを調整したりするとよいでしょう。

生活音が気になる場合は、『この時間は静かにしてほしい』など、同居人と事前にルールを決めることをおすすめします。

間食が多い

自宅にいると、いつでも飲み食いができるため、間食が多くなり仕事に支障が出る人もいます。リラックスするための適度な間食であれば問題ないものの、間食の頻度が高いと仕事への集中を維持できません。

テレワーク中の間食を調整するためには、自分の中でルールを明確にする必要があります。

『基本的に仕事中は間食しない』『間食してもよい時間帯・回数を決める』など、間食の頻度が高くならないようにルールを設定しましょう。

テレワークの業務効率を上げる方法

テレワークでは、自分の工夫次第で手軽に業務効率を上げることができます。また、企業側やほかの社員と協力しながら取り組み方を変えたり、ツールを活用したりすれば生産性の大幅な向上も実現可能です。

ここからは、テレワークで業務効率を上げる方法を５つ紹介します。

タスクを管理・共有する

自分でタスクを管理しつつ、ほかの社員とタスクの内容を共有する方法です。

自分１人で業務を進めるのではなく、ほかの社員とタスクを管理し・共有することで、相手にも進捗状況が見えるため認識のズレがなくなり、チーム全体で効率化に取り組めます。

相手の進捗状況が見えれば、チーム内でのフォローも可能となり、コミュニケーション不足によるミスの防止にもつながります。業務の正確性やスピードを高める上でも、タスクの管理や共有が重要です。

チャットツールを活用する

チャットツールの活用も、テレワークで業務効率を上げるために効果的な方法です。チャットツールを使えば、メールや電話と比べて連絡を気軽に行えるため、コミュニケーションが円滑になります。

ビジネスで活用できる代表的なチャットツールとしては、『チャットワーク』や『Slack』などがあります。

最近はビジネス向けのチャットツールが増えているため、機能や価格を確認しながら、自分に合ったツールを導入するとよいでしょう。

業務に迷いが生じた時は上司や同僚に相談する

業務に迷いが生じた場合は、１人で悩み続けるのではなく、上司や同僚に相談しましょう。テレワークで仕事に集中できなくなると、判断が鈍り迷いが生じやすくなります。

しかし、上司や同僚に相談をすることで正しい方向に業務を進められるようになります。

チャットではなく実際に話して相談したい場合は、『Zoom』などのWeb会議ツールを活用するとよいでしょう。顔を見ながら直接会話できるため、相談がより円滑になります。

間違った判断をしたまま業務を進めてしまうと、個人だけでなくチーム全体のミスにつながる可能性が高まります。チーム全体の生産性を向上するためには、相談を視野に入れることも重要です。

仕事モードになれる服を着る

テレワークであっても、仕事モードになれる服を着て業務に取り組む方法が効果的です。仕事モードになれる服を着ることで、自宅にいながらプライベートと仕事のメリハリが付き、集中力が高まります。

テレワークの場合、普段着のままで仕事に取り組む人は少なくありません。ストレスの軽減や時間短縮の面でメリットはある一方、プライベートの感覚が抜けずに仕事に対して気が入らなくなる人は多いでしょう。

仕事モードになる服を選ぶ際は、かならずしもスーツやオフィスカジュアルなどのフォーマルな服装にする必要はなく、私服でも構いません。

せっかくのテレワークであるため、『仕事とプライベートの切り替えができるか』を基準に、負担にならないような服装を選んでくださいね。

朝起きたら日光を浴びることも、気持ちを切り替えるために効果的です。服を着替えて日光を浴びれば、さらに仕事モードへと切り替えられるようになります。

また、自宅の仕事環境を整えることで、より仕事に集中できますよ。

外に出て気分転換をする

コロナ禍におけるテレワークは室内にこもりがちになるため、外に出て気分転換をしながら業務を進めることも重要です。

散歩やジョギングをすればストレス解消にもなり、気持ちをリセットして業務に取り組めるようになります。また、軽く体を動かせばデスクワークによる運動不足の改善になり、健康維持につながる点もメリットです。

外に出て気分転換をする際は、なるべく電子機器を持ち歩かないようにしましょう。

テレワーク中は、パソコンやタブレットなどを使用し続けている状態であるため、電子機器から離れることでよりリラックスできる時間が過ごせますよ。

まとめ

テレワークの浸透によりこれまでの労働環境が大きく変わり、業務効率の低下に悩むケースは少なくありません。

『意思疎通の難しさ』や『業務に対しての極端なこだわり』など、テレワークで業務効率が低下する要因はさまざまです。

テレワークの業務効率を上げるためには、課題を明らかにした上で、改善策を講じる必要があります。

『タスクの管理・共有』『チャットツールの活用』『上司や同僚への相談』など、最適な改善策を検討して実践すれば、生産性の向上を実現することが可能です。

ぜひ、自分に合った方法を実践し、テレワークの生産性向上に活かしてくださいね。

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[文・構成／grape編集部]