テレワーク導入の目的と具体的な方法　スムースな導入のポイントも

『働き方改革』や、新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークが大きく注目されています。

一方で、テレワークを導入したいものの、具体的な情報が分からず悩む人もいるでしょう。

この記事では、テレワークを導入する目的から、テレワークを導入する方法、ポイントまでを詳しく紹介します。

現状に応じてスムースにテレワークを導入したい人や、社内制度や業務環境の整備に疑問を抱いている人は、ぜひ参考にしてくださいね！

テレワークの現状と導入の目的

テレワークは『働き方改革』の浸透にともない徐々に増加したほか、コロナ禍において改めて必要性が見直され、飛躍的に普及が進みました。

総務省の『令和２年通信動向調査の結果』によると、企業のテレワーク導入状況は全体の４７.５%に上り、前年の２０.２%と比較すると倍以上の数値です。

また、テレワークの形態は、８７.４%の『在宅勤務』の割合がもっとも高くなっています。

テレワークはさまざまな業界で普及しており、特に『情報通信業』は９２.７%が導入している状況です。次いで『不動産業』が６８.１%、『金融・保険業』が６７.６%と、高い割合でテレワークを導入しています。

企業の資本金規模別に見ると、『１０億～５０億円未満』の企業でテレワークの導入率が８７.１%と、と、もっとも高い結果となっていました。

また、テレワークを利用する従業員の割合が『５%未満』の企業がもっとも多く、全体の３７.６%を占める状態です。

企業がテレワークを導入する主な目的の割合は『非常時（感染症の流行など）の事業継続』が６８.３%ともっとも高く、前年の割合２６.０%から大きく増加しました。

次に４３.１%を占める『勤務者の移動時間の短縮・混雑回避』という目的が続きます。一方、『業務の効率性（生産性）の向上』を目的とする企業は２９.７%で、前年より低下しました。

なお、導入の目的に対して『非常に効果があった』『ある程度効果があった』と回答した企業は７４.６%に上り、多くの企業がテレワークの効果を実感していることが分かります。

テレワークを導入する方法

テレワークを導入するに当たって、何から始めるとよいか悩む人は少なくありません。テレワークの導入をすみやかに行うためには、いくつかのステップを踏んだ上で準備を進める必要があります。

では、どのようなステップを踏む必要があるのでしょうか。ここでは、テレワークの導入方法について、具体的な流れと必要な手順を詳しく解説します。

現状分析

テレワークを導入する前に、従業員全員の業務内容の確認と現状分析が必要です。

まずは各業務にかかる時間を把握し、電子化が必要な文書をリストにします。次に、テレワークに対応できるITツールとセキュリティ対策が整っているか、個人情報をどのように取り扱うかを確認しましょう。

最後に、各業務の人数、従業員同士のやり取りの頻度、ウェブ会議による対応の可否を検討します。

現状分析が完了すると、業務の振り分けが可能です。『すぐにテレワークに対応できる業務』『準備を経てテレワークが可能となる業務』『テレワークの実施が困難な業務』を振り分け、実際にテレワークで行う業務を決定します。

対象者の決定

具体的な推進策として、テレワーク導入の対象者を決める必要があります。多くの企業は、対象者にまず育児や介護を担う従業員を選ぶでしょう。

従業員の理解を得ることが比較的容易で、効果が分かりやすいためです。また、職階や業務内容から対象者を決定する方法もあります。

しかし、テレワークはなるべく対象者を広くすることが望ましいでしょう。理由は、制度を利用できる従業員を限定してしまうと、従業員の多くは対象者が特別扱いをされているように感じるためです。

対象者を限定する場合は、一部の対象者が萎縮し制度を利用しづらくなったり、ほかの従業員から不公平感を抱かれたりしないよう注意する必要があります。

なお、入社年月が浅く業務上のサポートを要する新人の従業員へのテレワーク導入は、慎重に決定しましょう。

社内制度の整備

経営企画、人事総務、情報システムなど関連部門と連携した、社内制度やルールの整備をすることも重要です。

経営企画などで決められた方針をもとに、テレワークの利用条件や承認手順について定め、就業規則の変更をします。同時に、人事評価や勤怠管理の方法をテレワークに合わせたものへの再構築が必要です。

なお、在宅勤務者の給与については、業務内容や所定労働時間などの労働条件に変更がなければ変更はできないことに注意しましょう。

システム面では、通信費や情報通信機器などの費用負担について明記が必要です。

インフラや環境の整備

テレワーク導入において、環境の整備は大きな課題となります。従業員が使用する端末は自宅にあるもの、もしくは会社から貸し出すPC、タブレットなどです。

あらかじめ、テレワークに適したビジネスチャットツールやウェブ会議ツール、クラウドサービスなどを導入しておくとよいでしょう。

クラウドサービスに関しては、個人用だけでなく社内共通のアカウントを作ることで、情報の共有が円滑になります。

なお、各従業員が自宅にインターネット回線を準備する際は、数週間かかるケースもあるため、テレワークの導入が決まった際は早めに業者を手配することをうながしましょう。

また、各種申請をウェブ上で行えるシステムの整備や、文書の電子化を進めておくことも重要です。

社内研修の実施

テレワークを円滑に導入し、効果をより高めるためには、導入時に『社内認識の共有』と『業務のためのガイダンス』を目的とした社内研修や教育が必須。

テレワークを行う際の手順や方法を周知するだけではなく、従業員一人ひとりがテレワークの目的と必要性について理解するよう、うながすことが大切になります。

そのため、社内研修は対象者だけではなく、管理職を含めたすべての従業員に対して実施しましょう。

テレワークを導入する４つのポイント

ここでは、テレワークを導入する際に特に気を付けたい４つのポイントを紹介します。

セキュリティに配慮する

セキュリティ対策について詳しく知りたい人は、こちらの記事をご覧ください。

経費負担について取り決めておく

コミュニケーションに配慮する

テレワークでのコミュニケーション方法について詳しく知りたい人は、こちらの記事をご覧ください。

補助金を活用する

まとめ

近年、多くの企業でテレワークの導入が進んでおり、非常時の業務継続が可能となっただけでなく、通勤コスト削減、業務効率向上などに関する効果も見られます。

なお、企業によって最適なテレワークの導入方法は異なることが一般的です。これからテレワークを導入する企業は、現状を分析し、自社に合った社内制度を設けた上で環境を整えましょう。

テレワークを導入する際は、制度を利用する社員の理解をうながすほか、積極的にテレワークを活用する姿勢も重要です。

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[文・構成／grape編集部]