テレワークには課題が多い？ 生産性を向上させるコツを紹介！
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新型コロナウィルス感染症（以下、コロナウイルス）の影響により、テレワークを導入した企業は多いでしょう。しかし、生産性に課題を感じている人もいるのではないでしょうか。
テレワークの生産性を向上させるには、生産性を下げてしまう理由を理解し、課題に優先順位をつけて対策することが重要です。
この記事では、テレワークで生産性が下がる理由や日本における今後の課題、生産性を向上させるコツについて紹介します。
テレワークで生産性は下がる？
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内閣府の調査によると、テレワーク導入による生産性の変化は、ほぼないという結果が出ています。
２０２１年４～５月に内閣府が１万１２８人を対象に実施した調査によると、コロナウイルスがまん延する以前の２０１９年１２月と比べて「生産性におおむね変化がない」と回答した人は５５％以上でした。
同様の回答をした人は、２０１９～２０２１年までを比べても０.３％の減少にとどまっており、半数以上は「生産性に変化はない」と考えていることが読み解けます。
一方で、世界規模で見ると、日本のテレワークにおける生産性の低さが分かる調査結果もありました。
２０２０年５月にコンピューターメーカーのレノボが、世界１０か国の２万２６２人（日本人２千２１人を含む）を対象にした調査です。
レノボの調査によると、日本で「テレワークの生産性がオフィスに比べて低い」と回答した割合は４０％に達しています。
これは世界１０か国の平均１３％を大きく上回る数値で、世界規模で見てもテレワークにおける日本の生産性の低さが際立つ結果となりました。
そこで、なぜ生産性が下がるかの理由を見ていきましょう。
テレワークで生産性が下がる理由
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テレワークの導入により生産性が下がってしまう理由として、以下の４点が挙げられます。
社員間のコミュニケーションが取りにくい
オフィスワークと比べてテレワークは基本的に対面で仕事をしないため、コミュニケーションが大幅に減ります。コミュニケーション不足は、チーム内の情報共有や連携にさまざまな問題を引き起こす要因です。
社員間での気軽な会話や相談もしにくいため孤独感が強まり、モチベーション低下やストレスの原因になってしまうことも。
進捗状況が分かりにくい
業務の進捗状況が分かりにくい点も、生産性を下げる理由として挙げられます。オフィスであればチームのメンバーや部下が近くにいるため、進捗状況の確認は簡単です。
しかし、テレワークでは進捗状況が見えず把握に時間がかかるため、全体としての管理が難しくなります。
また、オフィスならメンバーの状況を見て手伝うこともできますが、テレワークでは積極的なサポートが困難です。結果的にチームの業務スピードの低下につながります。
労働時間の管理が難しい
勤務実態の把握も、生産性の低下につながる重要な要因です。
オフィス勤務の場合は上司が出勤や退勤時間を把握できるため勤怠管理がしやすいですが、在宅勤務者は直接確認できません。上司の目が届かないため、労働時間を守らない社員が出てくるケースも考えられます。
また、プライベートとの切り替えがしにくいことで、就業時間後にいつまでも仕事を続けたり、休憩を取らずに仕事をしたりするケースも。
適度な休憩や制限がない仕事のやり方は結果的にパフォーマンスの低下につながり、生産性に悪影響を与えます。
そもそも設備やセキュリティといった仕事に必要な環境が整っていない
オフィスには、机や椅子、通信環境、セキュリティなど、業務に集中できる環境が整っています。生産性を保ったままテレワークを実施するためには、オフィス環境と同じように労働環境の整備が必要です。
インターネットの回線速度が遅かったり、セキュリティに不安があったりすると、安心して業務に集中できません。家族がいてテレワークに使える部屋がないなど、集中力が保ちにくい状況も考えられます。
テレワークで生産性が低下する理由は複数ありますが、理由が判明すれば対策ができます。自分やチームの状況に当てはめて考えてみましょう。
日本におけるテレワークの課題
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生産性を向上させるためには、日本におけるテレワークの課題をしっかりと把握した上で、対策を講じる必要があります。以下の２点について、順番に考えましょう。
現状と問題点を洗い出す
現状の生産性をチェックし、生産性の向上を妨げている問題点を洗い出しましょう。
問題点は、生産性が下がる理由をもとに考えます。抱えている課題が明確になれば、正しい対策を講じることができるでしょう。
会社や社員同士のルールを見直し、新たに設ける
課題が明確になった後は、既存ルールの見直しとほどよい緊張感が保てる仕組みづくりが必要です。
コミュニケーションの活性化や時間の管理方法、テレワークの環境づくりなど、生産性向上を目指して新たなルールを設けましょう。
また、テレワークの課題は、社員同士の意識改革だけで解決する問題ではありません。
例えば、評価制度の見直しやパソコンの操作時間を記録できるシステム、業務内容の可視化ツールの導入など、会社の対応が必要な面もあります。
会社や部署、社員がそれぞれ対策を講じ、優先順位をつけて課題解決に取り組むとよいでしょう。
テレワークの課題を明確にすることは、生産性の向上には欠かせません。さまざまな観点から問題点を洗い出し、会社や部署、社員が分担して対策しましょう。
テレワークの生産性を向上させるためには？
テレワークの生産性を向上させるためには、洗い出した課題や新しく設定したルールに沿って、適切な対策をとることが重要です。
ここでは、テレワークの生産性を向上させるためのコツを紹介します。
コミュニケーションの場を作る
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意識的にコミュニケーションを取る機会を設けましょう。
気軽に発言できる場を作ることで細かい意思疎通ができ、孤独感の解消につながります。社員同士の会話が増えるほか、アイディア共有の場にも。
自然なコミュニケーションができるように、ウェブ会議や朝礼開始前に集まって数分の雑談時間を設定してもよいでしょう。
コミュニケーションを取りながら情報共有や進捗確認もできるため、チームの一体感を感じられます。
また、テレワークにおける課題や問題点も見つけやすくなるでしょう。
テレワーク中のコミュニケーション方法！ 課題に効果的な対策とは
適度に休憩をとる
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適度に休憩をはさみながら仕事をすることも重要です。テレワークにおいては、周囲の状況に合わせて休憩を取ることがありません。
そのため、気付いたら長時間休憩せずに仕事をしていたり、昼食を食べ逃していたりといったケースも見られます。
疲れや空腹で集中が切れた状態では、生産性も上がりません。時間を設定してアラームを鳴らすなどし、適度に休憩を取りましょう。
仕事に集中できる環境を作る
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生産性の向上には、仕事に集中できるための環境整備が必須です。
テレワークをする部屋がない！ 自宅で快適な作業環境を実現する方法
パソコン用の机がない場合は、長時間座っても疲れにくい椅子やパソコン用スタンドを活用すると、肩や腰の負担を軽減できます。
また、テレワーク用の部屋がない場合は、ポップアップ式のデスク用テントがおすすめです。簡易的な個室の中で仕事ができるため、集中を保ちやすくなります。
ほかにも、さまざまなアイテムが販売されているため、自分が集中できる環境を考えた上で整えましょう。
自宅の環境を整えることが難しい場合は、コワーキングスペースなどを活用する方法もあります。ただし、機密情報を扱う際はセキュリティ面に十分注意しましょう。
テレワークのセキュリティ対策７選！ 優先度の高い施策とは
ITツールを導入する
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作業を効率的に進められるITツールを導入することも、生産性の向上に有効です。
チーム全体のタスクを確認できる管理ツールやウェブ会議ツールを利用すれば、意思決定や進捗共有に役立ちます。ビジネスチャットツールを活用するのもおすすめです。
テレワークの生産性向上に役立つツールはたくさんあります。業務内容に合ったツールを導入して効率化し、働きやすい環境づくりを行いましょう。
ビジネスチャット１０選を徹底比較！ 使いやすくて安いツールは？
まとめ
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テレワークの生産性を向上させるためには、問題点を洗い出して抱えている課題を明確にし、適切な対応を行うことが重要です。
まずは生産性が下がる理由を確認し、当てはまるものがないかチェックしましょう。
また、コミュニケーションの活性化や適度な休憩の取得、テレワーク場所の環境づくり、ITツールの導入も生産性の向上に有効です。
企業側の協力が必要となる場合もありますが、基本的には社員同士でも対策を講じることができます。
テレワークで生産性の低下が気になる人は、ぜひこの記事で紹介した４つのコツを実践してくださいね。
[文・構成／grape編集部]