LINE WORKSの概要や特徴とは？ 機能と使いこなすポイントも
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ビジネス版LINE『LINE WORKS』は、予定管理やファイル共有などができるチャットツールです。
情報共有や社内コミュニケーションに課題を抱えている場合は、LINE WORKSを導入すると、解決につながる可能性があります。
当記事では、LINE WORKSの概要と個人向けLINEとの違い、料金プランを紹介した上で、LINE WORKSの機能と使いこなすポイントを解説しています。
ぜひ、LINE WORKSを業務効率化に役立ててくださいね。
※この記事は２０２２年３月の情報をもとにしています。
LINE WORKSとは？
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LINE WORKSは、ビジネスシーンで使用されるビジネスチャットです。
個人使用ではなく、グループやチームでの情報共有を目的としており、ビジネスに特化した機能が充実しています。
LINE WORKSのユーザーデータはすべて日本国内のデータセンターで保管されており、情報セキュリティ対策が整っていることも多くの企業から選ばれるポイントとなっています。
個人用LINEアカウントは使用しないため、プライベートと仕事を区別することが可能です。
LINE WORKSの特徴２選
LINE WORKSには、ほかのチャットツールにはない魅力が備わっています。
LINE WORKSの特徴を２つ紹介します。
個人用LINEと似たデザインで使いやすい
LINE スクリーンショット
LINE WORKSのデザインは個人用LINEと似ており、操作しやすいことが特徴です。
導入に伴い操作説明をする手間がなく、新入社員や中途社員もスムースに参加できます。
社外のユーザーとやりとりができる
LINE スクリーンショット
外部連携機能により、社外のLINE WORKSユーザーや、個人LINEユーザーに連絡が取れることもLINE WORKSの大きな特徴です。
取引先や顧客とのスピーディーなやりとりが実現します。
LINE WORKSは社員に受け入れられやすく、連絡業務の効率化がうながせるでしょう。
LINE WORKSと個人向けLINEの違い
LINE WORKSと個人向けLINEの仕様は似ているものの、下記のように異なる点もあります。
ファイルの検索ができる
LINE WORKSでは、ファイル名、フォルダ名、拡張子、本文、更新日など、条件を詳細に指定してファイル検索が可能です。
アップロードの１分後から検索可能となり、重要なファイルがトークに埋もれてしまう心配もありません。
「誰がメッセージを読んだのか」を確認できる
LINE WORKSでは既読者と未読者が表示されるため、誰がメッセージを読んだのかが分かります。
これにより、情報伝達ミスを防ぐことができます。
個人向けLINEよりも確実に情報を共有・管理できることが、LINE WORKSの強みです。
LINE WORKSの料金プランは４種類！
２０２２年３月時点で、LINE WORKSの料金プランは４種類です。下記は、LINE WORKSの料金プランをまとめた表です。
LINE WORKSの料金プラン
月額：無料
月額：３６０円
月額：６００円
月額：１２００円
長期間にわたり利用する際は、月額契約よりも年額契約のほうがコストパフォーマンスに優れています。
LINE WORKSの機能を一挙紹介！
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LINE WORKSには数多くの便利な機能があり、うまく使いこなすことで業務効率化につながります。
簡単な操作で必要な情報をスピーディーに共有できるため、引き継ぎや在庫管理なども効率よく行えるでしょう。
ここでは、LINE WORKSの機能を紹介します。
トーク
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トーク機能では、１対１や複数人とのチャット、音声・ビデオ通話、画像や動画の送信などが行えます。
複数のグループを登録できるため、部署やチームに分けてやりとりができます。
管理者画面から外部連携の設定を有効化すると、社外と連絡を取り合うことが可能です。
個人LINEユーザーには、LINE WORKS側のIDを読み込んで友だちに追加してもらいましょう。
カレンダー
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カレンダーでは、個人やチームの予定を登録できます。
カテゴリ設定や色分けもできるため、スケジュールが視覚的に分かりやすいことも特徴です。
空き時間の検索機能を利用すれば、メンバーの予定を確認する手間がなく、効率よくスケジュールを組むことが可能。
さらに、会社の部屋や備品を共有設備として登録すれば、社内設備の予約も行えます。
アンケート
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LINE WORKSには、選択形式や自由回答形式などのアンケートを簡単に作成・集計できる機能があります。
テンプレートが用意されており、必要な時にすぐに利用できる気軽さが魅力です。
社外にもアンケート調査を実施できるため、顧客の満足度調査にも利用可能。
回答は自動的にグラフや表で集計され、未回答者の確認もできます。
掲示板
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部署やイベントごとに作成できる掲示板は、重要な情報の周知や見逃し防止に効果的。
掲示板ごとに閲覧・編集権限を設定でき、未読者の確認や再通知もできるため、必要なメンバーに対して確実に情報共有が行えます。
会議録や在庫情報、接客マニュアルなど、自社に合わせた使い方も取り入れてみましょう。
コメントの投稿により、コミュニケーションの活性化が期待できることも。
タスク
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タスク機能では、自分の分はもちろん、社員へ個別に依頼したいタスクの作成・管理が可能です。
トークの内容をタップすると、簡単にタスクを作成できます。
自分に関係のあるタスクは一覧で表示されるため、依頼の見落としもありません。
個別への依頼は『担当者』で設定でき、後から変更することもできます。ファイル添付や納期指定も可能です。
・担当者の変更
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LINE WORKSを使いこなすためのポイント
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LINE WORKSは便利なチャットツールである一方、使い方をしっかりと考えなければ、面倒に感じてしまうこともあります。
LINE WORKSのメリットを最大限に活かすためには、導入前の体制を整えておくことが大切です。
ここでは、LINE WORKSを使いこなすためのポイントを２つ紹介します。
なるべく業務用端末を用意する
私物スマートフォンの業務用としての使用を企業が認めていることを、BYODといいます。
BYODでLINE WORKSを利用するメリットは、企業側に端末を用意するコストが発生せず、従業員が端末を複数台持ち歩く必要がないということ。
しかし、通信費の支給方法や、セキュリティ面については注意が必要です。
特に、BYODによるセキュリティ面の低下は大きなデメリットといえます。
紛失・盗難や情報漏洩、ウイルス感染といった問題が起こるケースは少なくありません。
このほか、クライアントに対するプライベートメッセージの誤送信なども起こりえるため、LINE WORKS導入時には業務用端末を用意することがおすすめです。
運用ルールを定めておく
LINE WORKSを快適に利用するために、運用ルールを定めておきましょう。
下記は、LINE WORKSの運用ルールの例です。
LINE WORKS運用ルールの例
・業務連絡では既読のみで、返信不要とする
・LINEスタンプの不必要な送り合いはなしとする
・メンションでの敬称は不要とする
・業務時間外の使用は控え、通知オフを推奨する
・外部連携でつながっている相手には、終業・休業時の自動応答メッセージを設定する
運用ルールを定めておかなければ、チャットの頻度が増加してしまい、かえって非効率になってしまうことも。
プライベートと区別できるように、業務時間外の使用方法にも注意しましょう。
まとめ
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LINE WORKSとは、ビジネスに特化した高い機能性と安全性が特徴のビジネスチャットです。
利便性が高く、社外ユーザーともやりとりができるといった特徴があります。
LINE WORKSの料金プランは４種類です。トーク、掲示板、カレンダー、アンケートといった機能を用いて、情報共有を円滑に行えます。
LINE WORKSを安全かつ快適に運用するためには、業務用端末を用意し、ルールを定めておくことがポイントです。
ぜひ、LINE WORKSで業務効率化を実現させましょう！
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[文・構成／grape編集部]