アジェンダで会議を効率的に！　作成例やポイントを解説

『アジェンダ』という言葉を聞いたことはありますか。「なんとなく知っているけれど、具体的には説明できない」「実際に作成するとなると、何を記載したらいいのか分からない」という人は多いのではないでしょうか。

『アジェンダ』は、会議や打ち合わせを効率的に行い、有意義なものにするのに大変役に立ちます。本記事では、『アジェンダ』の意味やメリット、作成のポイントを解説しますので、ぜひ日常生活に生かしてください。

アジェンダとは

『アジェンダ』とは主にビジネスシーンで使われ、会議や打ち合わせなどの議題や、進行の予定などを簡潔にまとめた資料のことです。『アジェンダ』という言葉の由来や混同されやすい言葉の違いを見ていきましょう。

アジェンダの意味

『アジェンダ（agenda）』は、ラテン語で『実行されるべきこと』を意味します。英語では『予定表』『議題、課題』という意味です。

ビジネスシーンでは会議に関連して使用される場合が多く、議題や進行予定を出席者が共有するために用いられます。政治の場面では、『政策上の重要課題』『行動計画』『行動指針』という意味で用いられているようです。

『アジェンダ』『レジュメ』『議題』の違い

『レジュメ』はフランス語が語源で、『概要、要約』を意味します。会議で発表する内容の要点をまとめた、プレゼンテーションに用いられる資料のことです。レジュメには履歴書の意味もあるので、就職、転職活動で用いられる職務経歴書を指す場合もあります。

『議題』とは、会議で討論される具体的な題目のことです。違いを理解し、混同しないよう気をつけましょう。

アジェンダのメリット

会議には必須ともいわれる『アジェンダ』。『アジェンダ』にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

会議の目的、ゴールが明確になる

『アジェンダ』は会議の目的、ゴールが記載されているものです。「何について話し合うのか」「何を決定すればよいのか」が明確になり、『アジェンダ』に目を通した参加者の認識が統一されます。議論の内容が本来の目的から逸れるのを防げるのです。

会議が効率的に進められる

『アジェンダ』にはタイムスケジュールが記載され、会議当日の進行表としても活用されます。そのため、会議の時間が長引くのを防ぎ、時間配分に従って効率的に会議を進められるのです。

複数の議題がある場合には、次の議題への流れが把握でき、議論をし忘れることもなくなるでしょう。

事前に会議の準備ができる

事前に『アジェンダ』に目を通しておくことで、参加者は自分の意見や質問したい内容、準備するものをあらかじめ考えておくことができます。

議事録が作りやすくなる

議事録とは、会議の内容、経過、決定事項などを記録し、社内で共有する目的で作られるものです。『アジェンダ』があることで、会議終了後の議事録が作りやすくなります。

アジェンダの例

『アジェンダ』の具体的な作成例を見てみましょう。

アジェンダの項目

『アジェンダ』を作成する場合には、次のような項目を簡潔に記載しましょう。

会議の名称

１人がいくつもの会議に出席することもあるため、どの会議に対しての『アジェンダ』か目立つ場所に記載します。

会議の目的、ゴール

『アジェンダ』でもっとも重要な項目である、会議の目的、ゴールを明確にしておきます。

開催日時、場所

会議の日付だけでなく、始まりと終わりの時間を記載します。とくに終わりの時間もはっきりさせることで、間延びした話し合いを防ぎ、参加者は会議後の行動予定も立てやすくなるでしょう。会議に社外の人も参加する場合には、開催場所の地図も添付してください。

参加者

参加者名と、その配属先、肩書、会議での役割分担を記載しておきます。

議題

議題の名称、各議題の所要時間、進行の順番も記載すると、ひと目で会議の内容が把握できます。

配布資料・準備すべき資料

配布資料に漏れがないよう、資料一覧を記載します。

メモ

話し合いの内容や流れ、気付きを記入できるよう、メモができるスペースを確保しておきましょう。

アジェンダ作成のポイントと注意点

『アジェンダ』の作成時には、次のポイントを参考にしてください。

５W１Hを意識して作る

５W１Hとは『When（いつ）』『Where（とこで）』『Who（だれが）』『What（なにを）』『Why（なんのために）』『How（どのように）』の要素から成り立っています。これらを意識して、過不足のない『アジェンダ』を作成しましょう。

参加者とアジェンダを事前に共有する

会議の参加者に『アジェンダ』を事前に配布し共有しておくことで、参加者は自分の意見や質問事項を考えられます。また過去の事例を調べるなど事前準備もできるので、意見交換の活発な有意義な会議になるでしょう。

そのため、情報の修正や変更が発生した時には、すみやかに報告する必要があります。

会議の目的を明確にし、議題の優先順位を決める

会議には、意見交換、情報共有、決議することなどさまざまな目的があります。会議の目的があいまいだと、論点がずれて時間の無駄になってしまうので、会議の目的や決議すべき項目を明確にしておきましょう。

限られた時間の中で複数の議題を扱う場合には、優先度の高い議題から始めることが重要です。優先順位は重要度と緊急性に分けて考え、重要度と緊急性の高い議題から優先的に行いましょう。

質疑応答の時間を入れる

会議が担当者の報告だけで終わってしまわないよう、参加者の意見交換や、疑問が解消される質疑応答の時間を設けましょう。

スケジュールに余裕を持たせる

取り上げる議題が多すぎると、議論のための時間が不足して焦ってしまったり、適切な意見交換ができなくなったりする恐れがあります。各議題の担当者に相談して時間配分を行い、会議のスケジュールに余裕を持たせましょう。

プロジェクターで投影できるように用意する

パソコンの画面をプロジェクターで投影し、議題の決定事項を書き込んでいくと、参加者全員の認識を統一させてスムースに会議を進行できます。

アジェンダの作成ポイントをつかんで、会議を成功させよう

会議を成功させるには、事前準備が重要です。会議の目的、議題を事前にアナウンスし、当日の司会進行がスムースに行えるよう効果的な『アジェンダ』を作成しましょう。

慣れないうちは、テンプレートを利用してもよいでしょう。実際に作成し会議で使用してみる経験を積んで、ご自分のビジネスシーンに役立つ『アジェンダ』作成スキルを身につけていってください。

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[文・構成／grape編集部]