『アジェンダ』って何？作成例やポイントを知って活用しよう

みなさんは、『アジェンダ』という言葉を聞いたことがありますか。

「なんとなく知っているけれど、具体的には説明できない」「実際に作成するとなると、何を記載したらいいのか分からない」という人もいるかもしれません。

アジェンダは、会議や打ち合わせを効率的におこなうためのものです。作成時のポイントやコツを押さえて、話し合いなどを有意義なものにしましょう。

この記事では、アジェンダの意味やメリットに加え、作成のポイントなどを解説します。記事の内容を参考に、ビジネスシーンや日常生活に生かしてみてください。

アジェンダとは

『アジェンダ』とは主にビジネスシーンで使われ、会議や打ち合わせなどの議題や、進行の予定などを簡潔にまとめた資料のことです。

『アジェンダ』という言葉の由来や混同されやすい言葉の違いを見ていきましょう。

アジェンダの意味

『アジェンダ（agenda）』は、英語で『予定表』『議題、課題』を意味します。

ビジネスシーンでは会議に関連して使用される場合が多く、議題や進行予定を出席者が共有するために用いられます。

政治で用いられる場合もあり、その際は『政策上の重要課題』『行動計画』『行動指針』といった意味合いで使用されています。

『アジェンダ』『レジュメ』『議題』の違い

『レジュメ』はフランス語が語源で『概要または要約』を意味し、会議で発表する内容の要点をまとめた資料のことです。

レジュメには『履歴書』という意味もあり、就職や転職において使用される職務経歴書のことを指す場合も。

また『議題』とは、会議で討論される具体的な題目のことです。それぞれの違いを理解し、混同しないよう気をつけましょう。

アジェンダのメリット

会議には必須ともいわれるアジェンダですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

ここからは、アジェンダを用意することで得られる主なメリットを４つピックアップして解説します。

会議の目的やゴールが明確になる

アジェンダには、会議の目的やゴールが記載されています。

参加者がアジェンダに目を通すことで「何について話し合うのか」「何を決定すればよいのか」が明確になり、認識が統一されます。

これによって、議論の内容が本来の目的から逸れてしまう事態を防ぐことができるでしょう。

会議を効率的に進めることができる

アジェンダにはタイムスケジュールが記載されているため、会議当日の進行表としても活用されます。

会議の時間が長引くのを防ぎ、時間配分に沿って効率的に会議を進めることができるでしょう。

議題が複数存在する場合は、次の議題への流れを把握することができ、誤って議論をスキップしてしまうのを防ぐことができますよ。

事前に会議の準備ができる

事前にアジェンダを読んでおくことで、参加者は自分の意見や質問したい内容、または準備するものなどをあらかじめ準備することができます。

アジェンダに目を通す中で気になったことがあったら、余白部分やメモ帳などに書き留めておくとよいかもしれません。

議事録が作りやすくなる

議事録とは、会議の内容、経過、決定事項などを記録し、社内で共有する目的で作られるものです。

アジェンダの内容と重なる部分があるため、会議終了後の議事録が作りやすくなるでしょう。忘れずに持ち帰り、議事録の参考資料として役立ててみてください。

アジェンダの例

アジェンダの役割などを理解したところで、この項ではアジェンダの例を見てみましょう。

社内プロジェクトについての会議をベースにした、こちらの作成例をご覧ください。

書式の指定などはありませんが、目的、参加者、時間、場所、議題などは必要事項といえるでしょう。

それぞれ、次の項で詳しく説明します。

アジェンダの項目

アジェンダを作成する場合には、次のような項目を簡潔に記載しましょう。

会議を進行する上でのポイントなども解説するので、前の項に示した作成例と照らし合わせながら、理解を深めてみてください。

会議の名称

人によっては、１日にいくつもの会議に出席することもあります。

「どの会議に対するアジェンダなのか」を、なるべく目立つ場所に記載しましょう。

会議の目的やゴール

会議の目的、ゴールを明確にしておきます。

アジェンダにおいてもっとも重要な項目なので、必ず記載しましょう。

開催日時や場所

会議の日付だけでなく、始まりと終わりの時間を記載します。

特に、終了時間をはっきりさせておくことで話し合いが間延びしてしまうのを防ぐことができるでしょう。

また、参加者は会議後の行動予定を立てやすくなります。社外の人も参加する場合は、開催場所の地図も添付しておくと親切です。

参加者

各参加者の名前と所属先、役職、会議における役割分担などを記載します。

議題

議題の名称、各議題の所要時間、進行の順番を記載すると、会議の内容をひと目で把握することができます。

配布資料・準備すべき資料

配布資料に漏れがないよう、資料一覧を記載しておきましょう。

一部資料を配布し忘れてしまうなど、ケアレスミスを防ぐことができます。

メモ

話し合いの内容や流れ、気付いたことなどを記入できるように、メモできるスペースを確保しておくとよいでしょう。

アジェンダ作成のポイントと注意点

どのような項目をアジェンダに含めればよいのかが分かったら、アジェンダをよりよいものにするためのポイントや注意点などについても見ていきましょう。

アジェンダを作成する際は、以下に挙げる６つのポイントを参考にしてみてください。

『５W１H』を意識して作る

『５W１H』は英語の主な疑問詞の頭文字を合わせたもので、以下の６つによって構成されています。

これらを意識して、過不足のないアジェンダを作成しましょう。

参加者とアジェンダを事前に共有する

アジェンダを会議の参加者に事前配布しておくことによって、参加者は自分の意見をまとめたり、質問事項について考えたりすることができます。

アジェンダに記載されているキーワードをもとに、過去の事例を調べるなどの事前準備をすれば、活発で有意義な会議になるかもしれません。

なお、アジェンダに記載されている情報の修正や変更が発じた時には、速やかに報告しましょう。

会議の目的を明確にし、議題の優先順位を決める

会議には意見交換、情報共有、決議など、さまざまな目的があります。

会議の目的があいまいで論点がズレてしまうと、時間の無駄になってしまうため、会議の目的や決議すべき項目は明確にしておきましょう。

限られた時間で複数の議題を扱う場合には、優先度の高い議題から始めることが重要です。

優先順位は『重要度』と『緊急性』に分けて考え、それぞれ度合いが高い議題から優先的におこないましょう。

質疑応答の時間を入れる

会議をおこなう際は、質疑応答の時間を設けることも大切です。

会議が担当者の報告だけで終わってしまうと、参加者による意見交換ができなかったり、疑問が解消されないまま終わったりしてしまいます。

スケジュールに余裕を持たせる

取り上げる議題が多すぎると、議論のための時間が不足して焦ってしまったり、適切な意見交換ができなくなったりするおそれがあります。

各議題の担当者に相談して時間配分をおこない、会議のスケジュールに余裕を持たせましょう。

プロジェクターで投影できるように用意する

アジェンダをプロジェクターで投影し、議題の決定事項を書き込んでいくと、参加者全員の認識を統一させながらスムースに会議を進行することができます。

遠くからでも見やすいように、文字のサイズや配置などを工夫してみてください。会議が始まる前にリハーサルをしておくと安心です。

アジェンダの作成ポイントをつかんで会議を成功させよう

会議を成功させるためには、アジェンダの作成を含めた事前準備が重要です。

会議の目的や議題などを事前にアナウンスし、会議をスムースに進行できるよう、効果的なアジェンダを作成してみてください。

慣れないうちは、ネット上で公開されている無料のテンプレートなどを利用したり、参考にしてみてもよいかもしれません。

実際にアジェンダを作成し、会議で使用する経験を積んで、ビジネスシーンに役立つアジェンダの作成スキルを身に付けましょう。

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[文・構成／grape編集部]