挨拶のマナーとは？ビジネス文書やメールなどの例文も紹介
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人と交流する際、声がけして挨拶の仕草をする人がほとんどでしょう。ただ、お辞儀の仕方や、どちらが先に挨拶をするのか、文書やメールで挨拶をする際、どのような言葉を選ぶのか、実は細かい迷いどころがある人もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では挨拶に関するマナーについて、詳しく紹介していきます。
挨拶の意味
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挨拶の基本的な意味は、以下の通りです。
挨拶とは、礼儀にかなった方法で相手に働きかけをしたり、声がけをしたりする時に使われるものと考えるといいかもしれません。
『御挨拶』のような形で用いる場合には皮肉めいた意味を持ち、相手の非礼や態度、言葉遣いについて嫌味をいう際に使うこともあるでしょう。
『挨拶』はもともと禅宗の僧侶の間で使われた言葉だといわれており、僧侶同士が禅問答を繰り返す様子から、現代のような意味になったと伝えられています。『挨拶』という漢字も特殊で、ほかの熟語で使われる例は非常に少ないようです。
挨拶の大切さ
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職場でも日常でも挨拶はとても大切なもの。では、挨拶をすると、どのようないいことがあるのでしょうか。挨拶をしないと損だといわれているのはなぜかを含めてみていきましょう。
コミュニケーションのきっかけになる
なじみがない人や初対面の人と会った時に自分から相手に挨拶をすると、コミュニケーションを取るきっかけになる場合があります。
特に、知らない人に囲まれていると不安になり、誰かから声をかけられた時に安心する場合があるのです。『はじめまして』『こんにちは』のような簡単な声がけでも相手の心を開き、その後の交流もしやすくなります。
相手の存在を認めて好印象に
こちらから挨拶をして交流を図るということは、相手の存在を認めているということになるでしょう。人は多かれ少なかれ承認欲求があります。
相手の存在を認めて声をかけたり、なんらかの動きがあったりした場合には、相手があなたのことを『自分の存在を認識してくれた』と判断しますね。
無視をしなかったということで、あなたへの印象が好ましいものになります。次に会った時にも好意的に接してくれる可能性が大きいでしょう。
感謝を伝えられる
以前にも会っている相手に、『いつもお世話になっております』『先日はありがとうございました』と挨拶の時に加えることで、相手に感謝の気持ちを伝えられます。多少たどたどしくても、丁寧に感謝の言葉を添えると喜ばれるものです。
感謝の言葉は、自分だけでなく相手の気持ちも幸せにでき、人間関係がさらによくなるでしょう。
挨拶をしない人は損？
『挨拶をしても返って来ないからしなくなった』、『嫌いな人、苦手な上司や先輩と話す機会を持ちたくないため、あえて挨拶をしない』という人もいるようですね。挨拶をする人としない人を分けていると、印象が悪くなる恐れがあります。
挨拶をしない相手に『自分には挨拶をしてくれなかった』と思われ余計に機嫌が悪くなることもあるでしょう。周囲の人には『損得勘定で挨拶をする人としない人を分けているのかな』『裏表がある人だね』と、人柄を誤解されるリスクもあります。
あまり気分がよくないですが、割り切って挨拶するようにしたほうがいいかもしれません。
挨拶のビジネスマナー
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職場の人や取引相手など、挨拶のビジネスマナーについて紹介します。挨拶だけでなくお辞儀についてもみていきましょう。
言葉をかけてからお辞儀
挨拶をするためには、まず言葉をかけてからお辞儀をするようにしましょう。相手の目を見て、ほほえみを浮かべながら、明るい口調と適切な大きさの声で言葉をかけられるといいですね。挨拶をする言葉の例は以下の通りです。
いらっしゃいませ。
ご苦労さまです。（部下、後輩へ）
お辞儀の仕方と角度
お辞儀の仕方は３種類。軽いお辞儀の『会釈』、一般的なお辞儀の『中礼』、もっとも丁寧な『最敬礼』に分けられます。お辞儀をする際には、首だけを下に向けるのではなく、腰から上半身を倒すようにすると失礼になりません。具体的なお辞儀の角度と使用例は以下の通りです。
会議室などに入室する
取引先への訪問
お詫び
冠婚葬祭での応対
挨拶をする順番
どちらが先に挨拶をするのか順番を考える必要はありません。自分から相手に声をかけて、お辞儀をし、挨拶するとそれだけで印象がよくなります。相手を問わず、先に声をかけるようにしましょう。
ただし、プライベートな時は注意してくださいね。相手が自分の見知らぬ人（特に異性の友人）と一緒にいた場合は邪魔をしないようにして、こちらから積極的に挨拶をしないほうがよさそうです。
相手が気づいた時に軽く会釈をするか、話しかけてきた時に挨拶をするといいでしょう。
挨拶状の例文 ビジネス文書
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ビジネス文書で挨拶状を書く場合や、時候の挨拶や結びの挨拶を入れる場合にはどのようにしたらいいでしょうか。それぞれを見ていきましょう。
時候の挨拶と結びの挨拶
時候の挨拶は本文の前に添える言葉。請求書や領収書など、ビジネス文書を相手に送る場合、時候の挨拶は通年で使えて、『この頃』『現在』の意味をもつ『時下（じか）』を使うのがおすすめ。相手への日頃の感謝の言葉と一緒に使うといいでしょう。
結びの挨拶は、本文の後。相手の繁栄を祈る言葉で締めくくるのがおすすめです。
退職時の御礼状
職場や取引先へ退職の挨拶として、御礼状の例文を紹介します。
拝啓 梅雨の候、みなさまにはお変わりなくご活躍のこととお喜び申し上げます。
私事で恐れ入りますが、６月２８日を持ちまして株式会社〇〇を定年退職いたしました。在職中はお世話になり、心より感謝いたしております。これまで４０年勤めることができましたのも、みなさまが親切にしてくださったおかげと存じます。
本来であれば直接御挨拶にうかがうべきではございますが、略儀ながら書中をもって御挨拶とさせていただきます。
末筆ではありますが、みなさまの末永いご繁栄をお祈り申し上げます。 敬具
異動や着任の挨拶状
人事異動や新規に着任をした場合の挨拶状の例文を紹介します。
謹啓 初秋の候、貴社におかれましてはますますご盛栄のこととご拝察申し上げます。
このたび、前任の〇〇に代わりまして、貴社の担当となりました△△と申します。担当者の交代により、ご不便やご迷惑をおかけしないよう、誠心誠意努めてまいります。引き続き変わらぬお引き立てのほどをよろしくお願い申し上げます。
まずは、書中をもちまして御挨拶申し上げます。謹白
挨拶状の例文 ビジネスメール
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ビジネスメールは、ビジネス文書と比べて素早く連絡できるメリットがあります。挨拶も簡素化している場合がありますね。では送信する場合、失礼のない挨拶文を作成するにはどのようにしたらいいでしょうか。
社内の人向け
通常のメールでは書き出しに以下のような文章を入れます。
入社後の挨拶メール
はじめまして。○月○日付けで入社した○○と申します。
直接御挨拶ができなかったため、メールでご連絡いたします。
不慣れでご迷惑をおかけするかと思われますが、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
人事異動の挨拶メール
お疲れ様です。○○です。
私事ではございますが、このたび○月○日付けで本社に異動となりました。
いたらない点もあるかと思われますが、みなさまのお役に立てるように精一杯努力いたします。
今後とも、よろしくお願いいたします。
社外の人向け
メールの冒頭に挨拶文を入れます。
初めて連絡する
初めてご連絡いたします。
株式会社○○の○○と申します。
前任の○○に代わり、貴社の担当として着任いたしました。
誠心誠意努力いたします。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
取り急ぎ失礼いたします。
近日中に御挨拶にうかがいます、
よろしくお願いいたします。
帰任の挨拶
大変ご無沙汰しております。
株式会社○○の○○でございます。
このたび、○月○日付けで本社に帰任することになりました。
○○様には大変お世話になり、早速ご連絡をいたしました次第です。
またご一緒できるのを楽しみにしております。
メールでのご連絡となり大変失礼いたしました。
後ほど、直接御挨拶に出向く所存でございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
挨拶で人間関係を良好にしよう
挨拶をするのは難しいという印象を持っている人もいるでしょう。しかし、相手に声がけをしてコミュニケーションを取れば、人間関係が円滑になります。直接言葉を交わすことや、ビジネス文書やメールなどを通じて、積極的に挨拶を取り入れていきましょう。
[文・構成／grape編集部]